Assistant(e) Administratif(ve) - Logistique & Facturation (H/F)
Vos missions principales: *Gestion des commandes de l'atelier: -Recenser et centraliser les besoins de l'atelier -Etablir les bons de commande et les transmettre aux fournisseurs référencés -Assurer le suivi des commandes jusqu'à la livraison -Vérifier la réception des marchandises et le rapprochement avec les bons de commande/livraison -Contrôler et rapprocher les factures fournisseurs avant transmission à la comptabilité *Relation avec les fournisseurs -Assurer les échanges quotidiens avec les fournisseurs de pièces, prestataires et garages partenaires -Négocier les délais de livraison et suivre les conditions tarifaires -Gérer les éventuels litiges -Participer à la mise à jour et au suivi du panel fournisseurs *Gestion des cartes carburant (gasoil) -Attribuer, activer/désactiver et suivre les cartes carburant par véhicule et par conducteur -Suivre les consommations et détecter les anomalies de consommation -Gérer les demandes de nouvelles cartes, remplacements en cas de perte ou vol, et résiliations *Gestion des badges télépéage / autoroute: -Assurer la commande, l'attribution et le suivi des badges télépéage par véhicule -Suivre la facturation avec le service comptabilité et contrôler la cohérence des passages avec l'activité des véhicules -Gérer les incidents (badges défectueux, pertes, blocages) et les échanges avec le prestataire *Suivi de l'affectation des tracteurs et prise de rendez-vous: -Tenir à jour le planning d'affectation des tracteurs -Organiser et planifier les rendez-vous d'entretien, de contrôle technique et de réparation -Coordonner les plannings avec l'atelier, l'exploitation et les conducteurs concernés -Assurer le suivi administratif des interventions *Tâches administratives générales: -Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers véhicules et fournisseurs -Rédiger des courriers, comptes rendus et tableaux de suivi -Participer au suivi des documents réglementaires des véhicules -Assurer l'accueil téléphonique et physique lié à l'activité atelier
3 Mois - Transport/logistique/gestion flotte, Transport/logistique/gestion flotte, Bac+2 ou équivalents, bac à Bac +2 en gestion, assistanat, S, Relayer de l'information, S, Formaliser des informations utiles au bon fonctionnement et à la traçabilité de son activité, S, Rendre compte de son action, de risques ou d'anomalies au responsable, S, Gestion administrative (commandes, factures,..), E, Connaissance des outils de gestion parc / GMAO, S, Maîtrise des outils bureautiques, E, Notions de base en mécanique/transport, S