ASSISTANT DE DIRECTION - 85% (H/F)

CCAS de la Ville des HERBIERS (16 600 habitants) - Vendée

Le CCAS de la Ville des HERBIERS est un établissement public dynamique qui compte près de 250 agents au service de la population. Fort de ses 3 résidences et de sa cuisine centrale, le Centre Communal d'Action Sociale recrute un Assistant de direction (H/F) à 85 %.

Cadre d'emplois de catégorie C: Adjoint Administratif territorial

Missions:
En collaboration étroite avec la directrice du CCAS et du CIAS, vous assurez les activités suivantes:

Activités:
Activités principales:

• Assistant de direction

• Assiste la directrice du CCAS et du CIAS, en particulier la gestion de l'agenda

• Met en forme les supports divers du service

• Effectue la préparation du conseil d'administration du CCAS
  o Recense les projets de délibération
  o Elabore la note de synthèse à partir des projets de délibération
  o Rédige la convocation
  o Organise la tenue du conseil: préparation de salle, s'assure de la présence du quorum
  o Prépare le document de présentation du conseil sous forme de PPT
  o Assiste au CA
  o Rédige le CR
  o Met à la signature les délibérations, les transmet, et les diffuse aux services concernés

• Assure l'accueil téléphonique du service administratif

• Gère la réception du courrier et des mails des services du CCAS et du CIAS

• Assure le suivi du planning du service

• Assistant du pôle juridique
  o Sous la responsabilité du service juridique, prépare les courriers d'attribution ou de suivi des marchés
  o Mise en signature et récupération des courriers / documents sur le parapheur électronique
  o Publie sur la plateforme marchés sécurisés au besoin

• Gestion financière:
  o Gère la commande des fournitures de bureau, et des abonnements du CCAS et du CIAS
  o Suit le budget abonnement, et fournitures d'entretien du bâtiment
  o Assure le suivi budgétaire et comptable du budget FONCTIONNEMENT du CCAS principal: engagements, bons de commande, mandatement.)

• Communication:
  Met à jour les organigrammes des services
  Fais le lien avec le service communication sur tous les évènements liés au CCAS et au CIAS

• Gestion de La Ruche (intranet):
  Gestion des nouveaux arrivants et des sorties des agents du CCAS et du CIAS
  Rédige les articles relatifs au CCAS et au CIAS (hors éléments RH)

Activité secondaire

REFLEXION / DEPLOIEMENT D'UNE ARBORESCENCE INFORMATIQUE / TRAVAIL SUR L'ARCHIVAGE INFORMATIQUE DU CCAS et du CIAS / SUR LE PARTAGE DES DONNEES

Vous collaborez avec tous les services du CCAS, du CIAS et les partenaires extérieurs

Lieu d'affectation: CCAS des Herbiers

Horaires et conditions de travail:

9h00-13h00 et 14h00-18h00 avec aménagement ATT selon les rythmes en vigueur dans la collectivité

Profil recherché:

• Titulaire d'un BTS Comptabilité, gestion ou G.E.A.
• Expérience sur un poste similaire souhaitée
• Qualités d'écoute, disponibilité et adaptabilité