Assistante ou assistant de la Sous-préfète de Chateaulin (H/F)

Vos activités principales:

Missions principales:

• Accueil physique et téléphonique des usagers et gestion du courrier entrant/sortant de la Sous-préfecture
• Gestion et organisation de réunions, de déplacements et de l'agenda de la Sous-préfète
• Rédaction de courriers et courriels pour la sous préfète (interventions - réponses aux divers sollicitations)
• Préparation des dossiers de la Sous-préfète en collaboration avec les services intéressés (collecte d'informations auprès des différents services et mise en forme)
• Suivi des budgets de représentation et de la résidence et gestion des achats et fournitures de la sous préfecture en lien avec le SGCD

Activités accessoires:

• Communication (press book, outils numérique, photos, soutien à l'élaboration des communiqués de presse, relations aux médias, presse locale)
• Accompagnement du jeune volontaire du service civique sur son poste à la Sous-préfecture (Mission d'accueil et PAN)
• Aide à la gestion des frais de déplacements des agents de la sous-préfecture- création des ordres de missions dans chorus DT (achats billets de train ou d'avion - réservation hôtel).
• Correspondance du service départemental d'action sociale: communication d'informations à caractère social au sein de la sous-préfecture
• Soutien administratif en tant que de besoin auprès des agents des deux pôles métiers

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Polyvalence, réactivité, adaptabilité, discrétion, disponibilité

Votre environnement professionnel:

• Activités du service

• Relations avec les collectivités locales, les entreprises et la société civile

• Coordination des politiques publiques prioritaires: aménagement, logement, entreprises et emploi

• Sécurité de l'arrondissement, appui local à la gestion de crise, pôle départemental des armes

• Composition et effectifs du service
  La Sous-préfecture est composée de 11 agents répartis sur deux sites (9 à Chateaulin et 2 sur Carhaix), divisés en 3 pôles: secrétariat général, pôle de la réglementation et de la sécurité, pôle de l'animation territoriale

• Liaisons hiérarchiques
  La sous-préfète, la secrétaire générale de la sous-préfecture

• Liaisons fonctionnelles
  Cabinets et secrétariats d'autorités, bureau des budgets, de la logistique et du patrimoine du Secrétariat général commun départemental et différents autres services de la préfecture, Directions départementales interministérielles, élus de l'arrondissement, gendarmerie, autorités militaires, entreprises, usagers.