Agent administratif / Agente administrative (H/F)

Le/La secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence.

Il/Elle exerce sa mission dans le parfait respect des Chartes emeis, de l'intimité et de la dignité du résident, veille à son confort et à sa sécurité, observe la confidentialité des informations qu'il/elle détient à son égard, agit conformément aux procédures applicables.

Gestion des appels téléphoniques

• Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes
• Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires
• Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation
• Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs
• Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents
• Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence
• Transmettre le standard en fin de poste

Accueil physique

• Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques
• Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction
• Remettre le livret d'accueil au résident
• Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation
• Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL.
• S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction

Gestion des dossiers administratifs des résidents

• Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
• Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents
• Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident: revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants,.

Assurer les encaissements et les remises bancaires

• Suivre les impayés et les contentieux
• Tenir le journal de caisse
• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents
• Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents

Activités administratives

• Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus
• Assurer la gestion de la « boutique »
• Assurer le suivi des commandes de repas du personnel
• Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks
• Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaine
• Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs...) pour la résidence comme pour les résidents
• Classer les copies des courriers. Ranger les archives
• Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques
• Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs
• Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes
• Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité.)
• Réaliser divers travaux de secrétariat

Gestion administrative du personnel

• Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs
• Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé)
• Effectuer les déclarations uniques d'embauche
• Tenir à jour le dossier du salarié
• Tenir à jour le « classeur visite et contrôle »
• Organiser et suivre les visites médicales des salariés
• Participer au suivi des absences dans les limites de ses compétences