Service Assistant

Functie:

Als Service Assistant zorg je ervoor dat alles goed voorbereid is voor een servicebezoek bij de klant.
Je helpt de Service Engineers (techniekers) zodat zij hun werk ter plaatse vlot kunnen uitvoeren.
Je regelt administratie, documenten en praktische zaken, en zorgt nadien ook voor een correcte afhandeling.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

Je maakt een werkopdracht (Service Work Order) aan in het systeem (Salesforce).

Je plant afspraken in met de techniekers.

Je zorgt dat alle documenten in orde zijn voor de technieker en de klant.
Voorbeelden van documenten:

Sociale zekerheidsdocumenten (A1, SIPSI, …)

Visa

Reisdocumenten

Verzekeringen

Contracten en certificaten

Risicoanalyses

Je volgt regels en wetgeving op en zorgt dat alles correct blijft.

Je regelt reizen (vluchten, hotel, huurauto, …) en checkt reisadviezen.

Je houdt alle informatie en contracten netjes bij in het systeem en in dossiers.

Je maakt eenvoudige offertes (prijzen) voor extra werk of materialen.

Na een servicebezoek werk je alles administratief af en sluit je het dossier.

Je controleert kosten en vergelijkt deze met wat gefactureerd wordt.

Je helpt bij het opstellen van facturen (binnen 48 uur na het werk).

Je houdt klantgegevens up-to-date en je stuurt rapporten en documenten naar klanten.

Je controleert en keurt onkosten van techniekers goed.

Je controleert werkuren (timesheets) voor een correcte verloning.

Je helpt bij projecten en ondersteunt administratie met onderaannemers.

Wie jij bent

Goed met computers kunnen werken (bijv. Microsoft Office, Google)

Nauwkeurig en georganiseerd werken

Zelfstandig kunnen werken

Je bent Klantvriendelijk zijn

Problemen kunnen oplossen

Goed kunnen plannen en deadlines halen

Zelfzeker en professioneel kunnen telefoneren

Je kan goed werken onder druk en met deadlines

Je hebt een hele goede kennis, mondeling - en schriftelijk van het Nederlands, Engels en Frans. Kennis Spaans of Italiaans is mooi meegenomen.

Kennis van systemen zoals Salesforce of andere CRM-systemen en / of basiskennis van boekhouding (facturen, BTW, …) is een plus.