Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) (F/H) (H/F)
Rattaché(e) au Secrétariat général, l'Assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement administratif et logistique du siège social et apporte son soutien à la Direction générale et aux fonctions supports.
Véritable point d'interface entre le siège, les établissements et les différents interlocuteurs de l'Association, il/elle contribue à la circulation de l'information, au suivi de dossiers administratifs et à la fluidité du fonctionnement quotidien.
Il/Elle assure également l'accueil physique et téléphonique du siège et veille, à ce titre, à la qualité de l'accueil et à l'image de CAPSO auprès des salariés, partenaires, fournisseurs et visiteurs.
Polyvalent(e), organisé(e) et doté(e) d'un bon sens du service, vous intervenez notamment dans les domaines suivants:
Assurer un appui administratif dans le suivi de dossiers transversaux.
Contribuer à l'organisation logistique des réunions, rencontres et événements internes.
Préparer, mettre en forme et actualiser des courriers, tableaux de suivi, présentations et documents administratifs.
Assurer la mise à jour et la diffusion de différents supports et documents.
Assurer le suivi administratif des contrats d'assurance de l'Association et des formalités liées au parc automobile.
Traiter les contraventions et assurer la gestion administrative des cartes affaires et cartes carburant.
Être l'interlocuteur administratif des établissements dans le cadre de la politique achats de l'Association
Centraliser les demandes relatives aux contrats d'énergie et assurer la mise à jour régulière du périmètre de suivi.
Assurer l'accueil physique des visiteurs et les orienter vers les interlocuteurs ou services concernés.
Assurer l'accueil téléphonique du siège: identifier les demandes, filtrer et orienter les appels.
Apporter un premier niveau d'information aux salariés, partenaires, fournisseurs et autres interlocuteurs.
Veiller à la qualité de l'accueil et contribuer à l'image positive de l'Association.
Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant.
Préparer, enregistrer, classer et affranchir le courrier sortant.
Assurer la bonne circulation des informations et documents au sein du siège social.
Veiller au classement et à l'archivage des documents administratifs.
Participer aux opérations d'archivage du siège social.
Veiller à la bonne tenue et au bon fonctionnement de l'espace accueil.
Assurer le suivi et l'approvisionnement des fournitures administratives et des consommables.
Gérer les réservations des salles de réunion du siège social.
Assurer l'interface avec les différents prestataires intervenant au siège: ménage, entretien des équipements, machine à café, eau, tri des déchets, etc.
Veiller au suivi des contrats avec les prestataires et organiser les actions de maintenance et d'entretien
Assurer le suivi administratif des contrats de prestations et organiser les interventions de maintenance et d'entretien.
Assurer le suivi administratif du parc automobile du siège: contrôles techniques, entretiens, réparations et suivi des sinistres.
Vous êtes titulaire d'une formation de niveau 4 minimum, de type Bac professionnel Gestion-Administration.
2 An(s), Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Classer des documents, S