Gestionnaire administratif.ve et logistique Evenementiel (H/F)

Service Événementiel et Formation Continue / INSAVALOR

Le service Évènementiel et Formation Continue d'INSAVALOR, filiale de valorisation de l'INSA Lyon, accompagne des organisateurs scientifiques dans la conception et la réalisation de congrès, colloques et journées d'étude, tout en développant l'offre de formation continue de la structure. L'activité est soumise à un rythme alternant des périodes denses en évènementiel avec des périodes moins intensives, mises à profit pour développer les compétences en formation continue et consolider les outils du service.
Ce poste est évolutif au sein de notre structure.

VOS MISSIONS

Gestion de Congrès et Événements Scientifiques (mission principale)

• Coordonner chaque évènement en mode projet, en lien direct avec les organisateurs scientifiques, de la phase de cadrage jusqu'au bilan post-évènement
• Assurer la gestion commerciale, administrative et financière des manifestations: devis, conventions, facturation, suivi budgétaire
• Piloter la logistique des évènements:, lieux, restauration, hébergement, signalétique, matériel,.
• Gérer les inscriptions: enregistrement, facturation, suivi des règlements, et assistance des congressistes
• Assurer l'accueil et suivre le déroulé des évènements

Appui au Pôle Formation Continue & Communication (mission complémentaire)

• Assurer le suivi administratif des sessions de formation intervenant notamment lors des périodes où l'activité liée aux colloques est moins dense

PROFIL RECHERCHÉ

Vous aimez travailler dans un environnement dynamique où les journées ne se ressemblent pas. Vous appréciez la gestion de projets, le contact avec des interlocuteurs variés et savez gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur.

FORMATION

• Bac +2 minimum (Gestion, Assistanat, Communication ou Événementiel).

EXPERIENCE

• Une expérience d'au moins 2 ans dans la gestion administrative, l'événementiel, la formation ou un poste similaire est souhaitée.

COMPETENCES ATTENDUES

Savoirs

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et aisance avec les outils informatiques.
• Bon niveau d'anglais (minimum B2), à l'écrit comme à l'oral.

Savoir-faire

• Organiser, planifier et suivre plusieurs projets en parallèle.
• Gérer les priorités et respecter les délais.
• Assurer un suivi administratif rigoureux.
• Communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés.
• Conseiller et accompagner les clients et partenaires.

Savoir-être

• Excellent sens du relationnel.
• Goût du travail en équipe.
• Sens de l'organisation et rigueur.
• Réactivité et capacité d'adaptation.
• Autonomie et prise d'initiative.
• Sens du service client.
• Polyvalence et capacité à gérer les imprévus.

CE QUE NOUS VOUS PROPOSONS

• Type de contrat: CDI, temps plein.
• Prise de poste: au plus vite
• Lieu: Villeurbanne (69).
• Rémunération: 2 400 € à 2 600 € bruts mensuels (selon expérience). - rémunération sur 13 mois

CANDIDATURE
Envoyez votre CV et lettre de motivation à l'adresse mail indiquée.