Chef(fe) de projet événementiel (H/F)

RESPONSABILITÉS:

Vous coordonnez l'ensemble des parties prenantes internes et externes et encadrez une alternante, que vous accompagnez dans la réalisation de ses missions et sa montée en compétences.
Pilotage événementiel

• Concevoir, planifier et mettre en œuvre les événements de marque de l'Efrei: événement de rentrée (Grand Rex), remises de diplômes (Zénith), soirée des partenaires, séminaire d'orientation, événements anniversaires, etc.
• Recueillir les besoins, proposer des concepts et construire des formats cohérents avec les objectifs de communication de l'école.
• Élaborer et suivre les rétroplannings, les budgets et l'ensemble des aspects logistiques.
• Sélectionner, briefer et coordonner les différents prestataires: lieux, traiteurs, agences, prestataires techniques, scénographes et animateurs.
• Assurer le suivi administratif des projets: demandes de devis, bons de commande et facturation.
• Coordonner les différentes parties prenantes internes et externes.
• Superviser les événements sur le terrain et veiller à leur bon déroulement.
• Contribuer à l'organisation d'événements internes tels que la soirée de fin d'année, les séminaires staff, la Cybernight ou la soirée Mérite et Soutien.
• Contribuer à l'organisation logistique des conférences de presse.
• Réaliser les bilans qualitatifs et quantitatifs des événements et formuler des recommandations d'amélioration.
  Communication événementielle
• Concevoir et déployer les plans de communication associés aux événements.
• Rédiger les différents contenus: invitations, e-mails, programmes et supports d'information.
• Piloter les inscriptions et la gestion des participants: invitations, relances, suivi des réponses et accueil.
• Coordonner la création des supports événementiels avec les équipes internes et les prestataires: signalétique, scénographie, contenus diffusés sur les écrans, programmes et badges.
• Garantir la cohérence de l'image et de l'identité de l'Efrei sur l'ensemble des événements.
  Encadrement
• Encadrer une alternante et organiser son activité en fonction des projets et des priorités.
• Assurer un suivi régulier de ses missions et l'accompagner dans sa montée en compétences.
• Lui transmettre les bonnes pratiques de la gestion de projets événementiels.
• Lui confier progressivement des projets et des responsabilités adaptés à son niveau d'autonomie.

PROFIL RECHERCHÉ:

Issu(e) d'une formation de niveau Bac +5 en événementiel, communication ou équivalent, vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience professionnelle significative en gestion de projets événementiels.
Vous avez déjà piloté plusieurs événements de manière autonome, en coordonnant différents interlocuteurs et prestataires, dans le respect d'un budget et d'un calendrier.
Une première expérience dans l'accompagnement ou l'encadrement d'un profil junior constitue un atout. Vous appréciez transmettre vos connaissances, déléguer et contribuer à la progression de vos collaborateurs.
Une expérience dans l'enseignement supérieur, en agence événementielle ou au sein d'un environnement institutionnel serait également appréciée.
Vos compétences

• Maîtrise des différentes étapes d'un projet événementiel, de sa conception jusqu'à son bilan.
• Excellentes capacités rédactionnelles et aptitude à adapter le ton aux différents publics et supports.
• Solides compétences en organisation, en coordination et en gestion des priorités.
• Capacité à piloter simultanément plusieurs projets et à respecter des échéances exigeantes.
• Aisance relationnelle et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés.
• Capacité à accompagner un profil junior.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• La connaissance de Monday, Lyyti et Canva est appréciée.
  Vos qualités personnelles
• Créativité, curiosité et force de proposition.
• Autonomie et sens de l'initiative.
• Rigueur, fiabilité et sens du détail.
• Excellent relationnel et goût du travail en équipe.
• Réactivité et capacité à gérer les imprévus avec calme.
• Polyvalence et capacité d'adaptation.
• Sens de la transmission et du service.
• Forte implication sur le terrain.
  Le poste nécessite une présence ponctuelle en soirée et, plus exceptionnellement, le week-end, selon le calendrier des événements.
  L'Efrei est engagée en faveur de l'égalité des chances et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Tous nos postes sont ouverts à tous les talents.