SECRÉTAIRE BTP / GROS ŒUVRE H/F

RESPONSABILITÉS:

Vos missions:
Gestion administrative et suivi des chantiers:

• Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des mails
• Gérer les courriers et documents administratifs
• Préparer et suivre les dossiers de chantiers
• Assurer le suivi administratif des sous-traitants et fournisseurs
• Suivre les commandes et les livraisons
• Pointer les factures
• Classer et archiver les documents
• Assurer le lien entre la direction, les conducteurs de travaux et les équipes de chantier
• Assurer les relances clients, fournisseurs et partenaires
• Suivre les échéances administratives et financières des différents dossiers

Gestion des proratas:

• Assurer la gestion et le suivi des comptes prorata des chantiers
• Collecter et contrôler les dépenses liées aux proratas
• Préparer les éléments nécessaires à la répartition des charges entre les entreprises;
• Assurer les relances et le suivi des règlements;
• Préparer les documents de suivi et de régularisation des proratas.

Appels d'offres et mémoires techniques:

• Effectuer une veille et participer au suivi des appels d'offres publics
• Préparer et constituer les dossiers de candidature et de réponse
• Assurer le suivi administratif des consultations
• Rédiger, mettre en forme et actualiser les mémoires techniques en collaboration avec la direction et les équipes techniques
• Assurer le respect des délais de remise des offres

Gestion du site internet:

• Administrer et mettre à jour le site internet de l'entreprise
• Publier les photos et réalisations des chantiers
• Mettre à jour les contenus et actualités de l'entreprise
• Organiser et classer les photos des différents chantiers

Réunions et communication:

• Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions
• Animer certaines réunions et assurer le suivi des échanges
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions
• Assurer le suivi des décisions prises et des actions à réaliser
• Effectuer les relances auprès des différents interlocuteurs afin de garantir le respect des engagements et des délais

Gestion du SAV:

• Réceptionner et enregistrer les demandes de SAV des clients
• Assurer le suivi des réclamations et demandes d'intervention
• Organiser et planifier les interventions avec les équipes de chantier

PROFIL RECHERCHÉ:

Profil recherché:
Nous recherchons une personne sérieuse, organisée, rigoureuse, réactive et polyvalente.
Une première expérience dans le secteur du BTP, et idéalement dans le gros œuvre, est souhaitée.
Vous êtes à l'aise avec:

• Word, Excel et Outlook
• La gestion administrative
• Le suivi de dossiers et de facturation
• Le contact téléphonique et les échanges avec les clients et fournisseurs
• La connaissance du vocabulaire et des documents propres au secteur du BTP est un véritable atout

Qualités recherchées:

• Organisation et rigueur
• Autonomie
• Réactivité
• Bon relationnel
• Esprit d'équipe
• Sens des priorités
• Discrétion et professionnalisme

LA FFB Île-de-France Est recrute pour le compte de son adhérent, PME spécialisée dans le gros œuvre un(e) SECRÉTAIRE BTP / GROS ŒUVRE H/F en CDI