Assistant(e) Administratif(ve)- H/F - Secteur Transport (H/F)

Mission principale

Assurer le soutien administratif quotidien de la société de transport, garantir la bonne tenue des dossiers, la fluidité des échanges internes et le respect des procédures. L'assistant(e) gère des documents sensibles et essentiels au bon fonctionnement de l'activité, assure le suivi des recettes et participe activement aux tableaux de bord de l'exploitation.

Vous êtes rattaché(e) directement auprès de l'Assistante de Direction, en lien fonctionnel avec le service Études et Méthodes et le service Exploitation.

Responsabilités et Tâches

1 - Gestion administrative courante

• Accueil téléphonique et traitement des demandes

• Rédaction, mise en forme et suivi des courriers et notes internes

• Classement et archivage physique et numérique (GED)

• Gestion des mails entrants et sortants

2 - Suivi des recettes et tableaux de bord

• Suivi des recettes: saisie, contrôle et rapprochement

• Saisie des kilomètres parcourus et mise à jour des tableaux de bord exploitation

• Gestion des retours billet collectif

• Comptage et contrôle des pièces et billets

• Vérifications des caisses conducteurs

• Préparation des pochettes d'argent à déposer à la banque

• Mise à jour rigoureuse des tableaux de suivi et des systèmes internes

3 - Support RH aux exploitations

• Préparation et mise à jour des dossiers salariés (conducteurs)

• Mise à jour des documents légaux (titres de transport, permis, FCO/FIMO)

• Suivi des alertes SharePoint (permis, carte chrono, carte CQC)

4 - Saisie informatique et outils bureautiques

• Saisie informatique importante et quotidienne

• Maîtrise d'Excel: tableaux, filtres, formules simples, TCD de base

• Maîtrise de Word: mise en page, tableaux, publipostage

• Utilisation d'Outlook, scanner, GED

5 - Suivi administratif des opérations transport

• Préparation des dossiers d'audit (ISO 9001)

• Traitement des avis de contravention

• Suivi des informations transmises par l'exploitation

Compétences requises

Savoir-faire

• Très bonne maîtrise d'Office 365

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

• Rigueur dans le classement et la préparation des documents

• Très grande précision et rapidité en saisie informatique

• Bonne orthographe

Savoir-être

• Minutie et sens du détail

• Rigueur exemplaire dans toutes les tâches confiées

• Discrétion absolue, respect de la confidentialité

• Organisation, autonomie et fiabilité

• Bon relationnel et esprit d'équipe

Profil recherché

• Expérience confirmée en assistanat administratif (idéalement dans le transport ou une PME)

• À l'aise avec la bureautique, la saisie informatique importante et les outils de suivi

• Personne organisée, méthodique, rigoureuse et discrète

• Bonne connaissance d'Excel et de Word

• À l'aise avec les outils d'intelligence artificielle

Conditions et avantages

• 1 920,48 € brut mensuel de base (151,67 h) - base 13 mois

• Ambiance de travail conviviale et dynamique

• Un environnement stimulant avec des projets variés et une réelle autonomie

• Opportunités d'évolution au sein du groupe