Téléopérateur.trice - Assistant.e administrative (H/F)
1/Standard: SERVICES AUX USAGERS et AUX PERSONNELS
Réception et identification des appels, analyse de la demande et orientation soit vers la bonne personne recherchée, soit vers un service compétent, utilisation de la messagerie de correspondance type, spécifique à l'entreprise
Mise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent.)
Traitement des demandes de renseignement téléphonique
Accès à un fonds d'information sur les structures présentes dans le site, leurs missions et leur organisation (qui fait quoi ?), ainsi que sur les dossiers d'actualité et les grands évènements qui peuvent générer des afflux d'appels
2/Accueil physique: Image de la société et de son organisation
représenter physiquement une ou plusieurs organisations
informer et orienter les clients ou les visiteurs, de manière permanente ou dans le cadre d'évènements donnés
valoriser l'image de ou des entreprises
3/ Administratif:
Gestion de la messagerie mails et transmission des demandes clients, prescripteurs, candidats etc. auprès du service compétent
Gestion des courriers « jours fériés » et transmission des retours clients aux RS
Traitement des ordres de mission Mutuelles
Encaissements: chèques, relevé des virements, cesu
Transmission des factures à certains tiers payeurs, PAP, RAC
Gestion et tri des courriers / Mise sous pli des factures et des courriers
Impression des quittances de loyer puis transmission par courrier ou par mail
Recouvrement: exportation de la liste des recouvrements et gestion des impayés /appels et courriers de relance
Classement et archivage Comptabilité
Traitement des demandes stagiaires: découverte métier de l'accueil et intervenantes AVS, transmission aux responsables de secteur
Recueil des enquêtes de satisfaction et transmission au service d'Analyse
Achats: vie du bénéficiaire, classeur et fiches de liaison
Commandes EPI/Commandes fournitures administratives
Gestion des mandats pour prélèvement aux bénéficiaires
Appel des mutuelles
Savoir faire:
Utiliser les consoles téléphoniques et autres systèmes liés (annuaires électroniques.)
Faire preuve d'une écoute attentive
S'exprimer avec facilité
Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues
Faire preuve de curiosité sur les différentes missions de l'organisation
Débutant accepté, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Classer des documents, S