Assistant(e) Accueil et Administratif (H/F)
RESPONSABILITÉS:
Votre challenge et vos missions:
Rattaché(e) à la Délégation de Versailles Satory, vous travaillerez au sein du pôle administratif de la Délégation.
Vous participerez également à la gestion de la bibliothèque, sous la responsabilité fonctionnelle de la personne en charge sur le campus et en lien avec la Bibliothèque du site de Paris (20% ETP).
Vos principales missions seront les suivantes:
1/ Gestion de l'accueil du site:
Accueillir les visiteurs et les orienter
Assurer l'accueil téléphonique et gestion du standard
Réceptionner les courriers et colis
Gérer les badges, les clés et le contrôle d'accès
Gérer la réservation des salles, parking, navette...
Réserver les prestations de frais de réception (plateaux repas, traiteur)
Préparation de salles (amphithéâtre, cours, réunion, contrôle du matériel...)
2/ Gestion administrative et support général à la vie du campus:
assurer la logistique lors des événements: définition du programme, communication dans les espaces prévus à cet effet (écrans du campus, intranet...)
Gérer l'accueil des stagiaires de découverte (conventions de stages,programme du stage en lien avec les centres...)
Assurer la gestion comptable en lien avec le gestionnaire: traitement des notes de frais, gestion des achats (devis, bons de commandes, factures)
Saisir et suivre les dépenses sur un logiciel de gestion
3/ Gestion et animation de la bibliothèque
Participer à l'accueil des publics et au renseignement de 1er niveau
Effectuer les transactions de prêt et retour des ouvrages
Participer à la gestion des ouvrages et revue (réception,équipement, mise en rayon...)
PROFIL RECHERCHÉ:
Parlons de vous !...
Le poste s'adresse à une personne de formation BAC à BAC +2. Une première expérience professionnelle dans le secteur administratif ou de l'enseignement supérieur serait appréciée.
Il s'agit d'une fonction administrative et d'accueil demandant de la rigueur, de la réactivité, une grande adaptabilité, une bonne organisation et de la méthode. Le poste implique une forte réactivité et une capacité à gérer en autonomie les dossiers, d'avoir le goût du travail en équipe et de bonnes capacités relationnelles et humaines.
Le (la) candidat(e) devra être polyvalent et aura les compétences nécessaires en secrétariat, la connaissance des outils de bureautique, notamment Excel et Word, ainsi que des notions de base en gestion de pièces comptables. Il ou elle devra faire preuve de capacité d'apprentissage pour l'utilisation des logiciels internes
Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont:
Savoirs et savoir-faire:
Débutant accepté