Responsable de site H/F
RESPONSABILITÉS:
Vous serez en charge de:
Gestion du bâtiment - L'espace accueil/espace attente
Gérer l'intendance (dysfonctionnements, sécurisation)
Veille des fiches procédures
Gérer la téléphonie (messagerie), le flux, la confidentialité, l'affichage dynamique, la veille des outils numériques communs des agents sur site
Assurer le suivi et la maintenance du visio-accueil en relation avec le prestataire
Gérer la communication (assurer une veille de la documentation France services et assurer la diffusion des flyers et affiches)
Informer de la vie de la structure auprès de partenaires, acteurs locaux, fiche structure « Ma France services » (fermetures exceptionnelles, temps forts.....)
Veille sur la signalétique
Gérer les permanences (accueillir les partenaires, gérer les plannings, informer, afficher)
Gestion des Rendez-vous
-Informer / orienter vers les Fs de proximité - services de la collectivité - acteurs et partenaires locaux
-Prendre des rendez-vous physiques et/ou téléphoniques sur un agenda partagé en précisant les pièces nécessaires à prévoir pour les accompagnements France services.
-Prendre des rendez-vous avec les partenaires au visio-accueil ou auprès des institutions.
-Préparer et organiser (vérifier et/ou créer les accès - Créer des mandats ou coffre-fort) les rendez-vous
Les accompagnements France services à l'accueil
-Informer, orienter les acteurs et partenaires locaux(outils/répertoire)
-Accompagner les usagers lors de la mise en relation au visio-accueil
Délivrer et/ou récupérer des documents.
Acculturer les usagers au numérique
-Finaliser certaines démarches dématérialisées.
-Orienter l'usager sur PC et l'accompagner si besoin
-Accompagner les usagers sur les temps des « ateliers numériques connectés » en collaboration avec l'Espace publique numérique
-Mettre à jour des dossiers/transmissions entre agent d'accueil et conseiller
-Enregistrer les visites dans l'outil statistiques national.
-Participer à l'organisation des actions (évènements, journées portes ouvertes..)
-Evaluer auprès des usagers la notoriété de la structure et les accompagnements France services
Les formations France services
-Suivre le programme des formations France Services en présentiel ou webinaire: proposées par le réseau des partenaires signataires
-Suivre la programmation des formations liées à l'accueil
PROFIL RECHERCHÉ:
Savoir
-Connaissance en politique sociale (législation, juridique...)
Savoir-faire
-Connaissance de la bureautique et des outils informatiques/numériques
-Qualité rédactionnelle
-Qualité d'organisation et de gestion
-Aptitude à travailler en transversalité
-Sens de la curiosité intellectuelle
-Sens des valeurs du service public
Savoir-être:
-Capacité relationnelle: écoute, disponibilité, sens du contact et relations humaines
-Capacité à expliquer
-Capacité à rendre compte
-Capacité à travailler en équipe et en partenariat
-Discrétion et confidentialité
-Gestion de conflit
-Adaptabilité
-Réactivité
-Esprit de synthèse
Débutant accepté