RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA PHARMACIE MISSION CONTRÔLE INTERNE-PROBITÉ CHUGA - H/F

Description:

MISSIONS GÉNÉRALES

Le Responsable Administratif et Financier et chargé du contrôle interne-probité est chargé d'assurer:

• Pôle pharmacie (80 %): contrôle budgétaire et financier de la pharmacie (médicaments et dispositifs médicaux),
• Il est également missionné pour mettre en place sous l'autorité du directeur des finances le contrôle interne propre à la démarche « anticorruption/probité » de l'ensemble du CHUGA (20%)

A/ MISSIONS SPÉCIFIQUES SUR LA PHARMACIE (80%)

Le Responsable Administratif et Financier (RAF) pharmacie est responsable du contrôle budgétaire et financier de la Pharmacie (médicaments et dispositifs médicaux). Sous la responsabilité fonctionnelle du Directeur de la pharmacie, en lien avec le Responsable Administratif et Financier du CHU, il assure les missions suivantes:

1. SUIVI DU BUDGET DE LA PHARMACIE (COMPTES DE MÉDICAMENTS ET DISPOSITIFS MÉDICAUX, DÉPENSES ET RECETTES): 216 M€ dépenses et 155 M€ recettes (dont 125 M€ Médicaments Onéreux (MO), Dispositifs Médicaux Implantables (DMI) en sus).

En lien avec la DAF, sous l'autorité du directeur du pôle pharmacie:

• Participation à la fixation des objectifs de l'année n+1 en lien avec la direction des finances: prévisions d'activité et de dépenses
• Transmettre mensuellement à la DAF les éléments de suivi budgétaire et leur analyse, notamment sur le sujet des dépenses de médicaments, de dispositifs médicaux, la facturation des recettes de rétrocession et de MO et DMI en sus.
• Suivi des imputations comptables et des affectations, dans le respect des règles de la comptabilité générale et analytique
• Effectuer des analyses croisées achats/ consommations/ facturations (rétrocessions, médicaments et dispositifs en sus) et proposer des pistes d'optimisation.
• Organiser la gestion des stocks intégrant:
• La réalisation d'une cartographie des stocks
• Le suivi mensuel des stocks avec une analyse des variations.
• L'optimisation de la gestion des hors stocks, des retours et des périmés en lien avec les services concernés (médicaments et Dispositifs médicaux) et les services de soins
• Diffusion et explication des outils institutionnels au sein du pôle
• Préparation des tableaux de suivis présentés à la commission des prescriptions présidée par la direction générale et la présidence de Commission Médicale d'Etablissement (CME)

Produire des analyses ciblées sur des médicaments ou DM:

• Soit parce qu'ils sont particulièrement coûteux
• Soit parce que l'évolution des consommations nécessite des explications (en lien notamment avec l'évolution des activités médicales concernées)
• Soit parce que les prescripteurs souhaitent utiliser de nouveaux produits ou dispositifs (instruction des dossiers demandés dans le cadre de la commission des prescriptions)

Gestion des projets et veille réglementaire

• Elaborer les fiches projets après analyse médico-économique et coordonner le volet financier et administratif
• Veille réglementaire sur les modalités de facturation et de financement (liste en SUS) et quantification de l'impact budgétaire

1. FIABILISATION/ CERTIFICATION DES COMPTES DU SECTEUR DE LA PHARMACIE:

En lien avec le responsable administratif et financier de la DAF:

• Améliorer la gestion des mouvements de stocks de la pharmacie: gestion des demandes de produits par les services, vérification des besoins avec les stocks, gestion du mouvement physique et du mouvement informatique d'entrée en stock, affectation des produits reçus à un magasin, gestion du mouvement physique et du mouvement informatique de sortie du stock.
• Recenser, améliorer et/ou mettre en place les procédures d'inventaire: types d'inventaires réalisés, modalités d'identification de toutes les zones de stockage, modalités d'identification de toutes les zones à compter (magasins, plateforme.), lisibilité des références à inventorier, identification et recensement des produits défectueux, périmés, etc.
• Valoriser les stocks dans les unités de soins (organisation des inventaires, obtention des fichiers, extrapolation des stocks, écritures comptables)
• Mettre en place les contrôles annexes au comptage: contrôle quantité, contrôle qualité.
• Définition de la mesure de la perte de valeur éventuelle des stocks (méthode de provisionnement associée), traitement des écarts (informatiquement qui fait quoi, mesure de l'impact financier, qui valide la correction) et physiquement (recherche et analyse des causes des manquants).
• Auditer et améliorer les procédures de recouvrement des recettes en lien notamment avec les conventions, la rétrocession

1. ENCADREMENT ET COORDINATION

En tant que Responsable Administratif et Financier du pôle pharmacie, il encadre et coordonne, en collaboration avec les pharmaciens référents, le Directeur du pôle et la cadre de proximité:

• L'ÉQUIPE ADMINISTRATIVE (15ETP) d'achat référencements Exécution des Machés des produits de santé pharmaceut...