Assistant de direction instances (H/F)

Placé.e hiérarchiquement sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous assurez la préparation, l'organisation et le suivi administratif des commissions, du conseil municipal et des autres instances municipales et extra-municipales.
Vous contribuez à la continuité du secrétariat de la Direction générale.

Missions principales:
Organiser et assurer le suivi administratif des instances

• Préparer, organiser et assurer le suivi administratif des instances municipales et extra-municipales
• Assurer le secrétariat des séances et rédiger les procès-verbaux et comptes rendus;
• Assurer le suivi des échéances, des documents et des suites administratives relevant de ces instances;
• Rédiger, mettre en forme, assurer le suivi et l'envoi des arrêtés, décisions, délibérations et autres documents officiels relevant du périmètre confié;
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers institutionnels liés à la vie municipale
• Garantir le classement, l'archivage et l'accessibilité des documents liés aux instances et dossiers institutionnels confiés.
  Assurer la gestion logistique des instances
• Préparer, organiser la salle du conseil municipal et les moyens matériels nécessaires aux séances;
• Veiller au au bon déroulement des réunions.
  Assurer la gestion du courrier relevant de son périmètre
• Récupérer et enregistrer le courrier postal;
• Assurer sa transmission;
  Missions partagées avec l'assistante de direction référente:
• Participer à l'organisation des réunions;
• Contribuer au suivi du courrier et des échéances de la Direction générale;
• Préparer et mettre en forme des courriers,
• Assurer la continuité du service en cas d'absence;

Profil recherché
Compétences générales requises:
Formation de niveau Bac +2 souhaitée dans les domaines de l'assistanat de direction, de la gestion administrative, du droit ou de l'administration publique, ou expérience professionnelle équivalente
Une expérience sur des fonctions d'assistante de direction
Savoir

• Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale et de ses instances délibérantes, ou capacité à acquérir rapidement cet environnement;
• Connaissance des règles et procédures de gestion administrative, classement et archivage;
• Maîtrise des outils bureautiques, de messagerie et des outils de gestion documentaire.
  Savoir-faire
• Rédiger avec fiabilité des procès-verbaux, comptes rendus, courriers, documents administratifs;
  Organiser et planifier les différentes étapes d'une instance en respectant les échéances;
• Assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément,
• Classer, archiver
  Savoir être
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation;
• Autonomie et sens des priorités;
• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Réactivité et capacité d'adaptation;
• Qualités relationnelles et aptitude au travail en complémentarité;
• Capacité à rendre compte de manière claire et synthétique.

Durée du travail et rémunération:

• Par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle, poste à pourvoir à partir de novembre 2026
• Temps complet 37,5h hebdomadaire, horaires réguliers, travail en journée
• Cadre statutaire: catégorie B, filière administrative, rédacteur
  A partir de 2040 € net mensuel et selon expérience,
  Primes: CIA (complément indemnitaire annuel)
  Chèques déjeuners
  Avantages avec l'Amicale du personnel et le COS38
  Mutuelle et maintien de salaire
• Contraintes éventuelles liées au poste:
  Présence requise aux Conseils Municipaux (de 18h à 20h toutes les 5 semaines)
  Rythme de travail souple nécessitant une grande disponibilité, travail sur écran