Secrétaire administrative F/H
RESPONSABILITÉS: Missions Le chef-fe de cabinet: - Assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique du Doyen, des membres de l'équipe décanale - Accompagne le Doyen et l'équipe décanale dans la préparation, l'organisation et le suivi des dossiers stratégiques Activités principales 1. Assurer le secrétariat du Cabinet du Doyen - Gestion de l'agenda du Doyen en lien avec ses diverses fonctions et en intégrant les priorités institutionnelles - Préparation des déplacements du Doyen et de ses vices-doyens et rendez-vous institutionnels - Gestion des communications entrantes du bureau décanal - Gestion et filtration des messageries en lien avec les fonctions décanales - Recueil, traitement et diffusion, sous l'autorité du doyen, de l'information nécessaire au bon fonctionnement de la faculté - Tenue des registres des réunions institutionnelles - Accueil et information aux usagers - Suivi des accès à la faculté en cas d'absence de la secrétaire des affaires générales 2. Préparer les instances - Gestion du conseil de la faculté et des commissions - Elaboration des ordres du jour - Préparation des dossiers de séance et des supports de présentation - Organisation logistique des instances - Diffusion des comptes rendus 3. Assurer un appui stratégique à l'équipe décanale - Préparation des notes de synthèse - Préparation des prises de parole du Doyen - Veille sur les sujets stratégiques 4. Gérer les relations institutionnelles - Interface avec les Directions centrales d'Aix-Marseille Université et avec la FSMPM - Gestion des relations avec les partenaires institutionnels externes 5. Organiser les événements institutionnels - Coordination de l'organisation des événements institutionnels de la Faculté - Traitement et suivi des distinctions honorifiques 6. Assurer le suivi de dossiers spécifiques - Assurer le suivi de la révision des effectifs hospitalo-universitaires en interface avec la Directrice administrative sur la campagne d'emploi et le service des enseignants-chercheurs hospitalo-universitaire du campus - Suivi de certains dossiers sensibles ou confidentiels - Mise à jour de tableaux de bord nécessaires au suivi des activités du Cabinet - Réponse aux enquêtes institutionnelles (de l'université, de la Conférence Nationale des Doyens et du Ministère). Conditions particulières d'exercice - Forte disponibilité liée à l'activité institutionnelle. - Grande confidentialité dans le traitement des dossiers. Positionnement hiérarchique Le chef de cabinet travaille sous l'autorité directe du Doyen de la Faculté de Pharmacie. PROFIL RECHERCHÉ: COMPETENCES REQUISES: Connaissances et savoirs: - Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement - Techniques de secrétariat de direction et gestion administrative. - Connaissance de l'environnement législatif et réglementaire de l'enseignement supérieur. Savoir-faire: - Savoir hiérarchiser et organiser les priorités - Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de présentation - Gestion d'agenda complexe - Capacités rédactionnelles élevées - Capacité d'organisation et de priorisation - Capacité à travailler dans des délais contraints - Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers - Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions Savoir-être: - Capacité d'adaptation - Sens aigu du travail en équipe - Sens des relations humaines et maîtrise de soi - Fiabilité / Rigueur - Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité - Réactivité - Qualités d'écoute et maîtrise de soi, diplomatie - Disponibilité Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé: - Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j - Un équilibre des temps de vie: bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail) - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social
Débutant accepté