Assistant administratif - École doctorale F/H

RESPONSABILITÉS:

LE POSTE ET LES MISSIONS
Votre mission principale ?
Au sein de l'École doctorale Sciences de la Mer et du Littoral, vous participerez à la gestion administrative et au suivi des activités liées à la formation doctorale. Vous serez en relation avec les doctorants, les enseignants-chercheurs, les directions des écoles doctorales ainsi qu'avec différents interlocuteurs internes et externes à l'établissement.
Vos activités ?

• Vous accueillez et renseignez les différents publics, en présentiel, par téléphone ou par voie électronique.
• Vous préparez et assurez le suivi des contrats et conventions en lien avec les services concernés et les différents partenaires.
• Vous rédigez les documents administratifs nécessaires à l'activité du pôle, notamment les courriers et comptes rendus.
• Vous élaborez et renseignez les tableaux de suivi de l'activité de l'école doctorale.
• Vous assurez le suivi administratif quotidien: gestion du courrier et de la messagerie, organisation des plannings et des rendez-vous.
• Vous contribuez à l'organisation des réunions et événements de l'école doctorale, ainsi qu'à la mise en œuvre d'actions de communication.
• Vous assurez le classement et l'archivage des dossiers nécessaires au bon fonctionnement du Pôle Doctoral.

PROFIL RECHERCHÉ:

VOTRE PROFIL
Vous disposez d'une expérience dans le domaine de la gestion administrative et connaissez idéalement l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur.
Vous maîtrisez avec aisance les outils bureautiques courants et disposez de réelles aptitudes à la prise en main de nouveaux logiciels (Apogée, Amethis).
Autonome, vous faites preuve de rigueur et d'organisation. Vous savez gérer plusieurs activités simultanément, respecter les échéances et assurer un suivi fiable des dossiers.
Vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles et êtes à l'aise dans vos échanges avec des interlocuteurs variés.
Votre sens du service public, votre disponibilité et votre qualité d'accueil sont des atouts pour ce poste.
Une connaissance de l'environnement de la recherche et de la formation doctorale serait appréciée.