Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Vous occupez une fonction centrale au sein du cabinet, combinant accueil et relation client, gestion administrative et suivi comptable.
Véritable premier point de contact, vous contribuez activement à la qualité de la relation client et au bon fonctionnement quotidien du cabinet, dans un environnement professionnel exigeant.

Vos missions

Accueil et relation client

• Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires
• Gestion des échanges quotidiens avec la clientèle: orientation, suivi des demandes, traitement des retours clients
• Contribution à la qualité de la relation client et à l'image du cabinet
• Organisation et gestion des salles de réunion (planning, préparation, accueil, café, petits-déjeuners d'affaires)

Gestion administrative

• Ouverture, mise à jour et suivi des dossiers clients sur le logiciel Poly Office, en tenant compte de leurs spécificités
• Gestion des lettres de mission et des conventions d'abonnement
• Mise à jour des coordonnées clients (Outlook) et gestion des listes de diffusion
• Saisie et suivi des time sheets
• Suivi administratif des dossiers et coordination avec les avocats et la direction

Facturation et gestion comptable:

• Établissement, suivi et analyse de la facturation clients
• Coordination de la facturation entre les différents sites du cabinet (Bordeaux / Paris / La Réunion)
• Gestion des abonnements et des prélèvements automatiques
• Régularisation et suivi des débours
• Suivi du recouvrement clients, remises de chèques et dépôts bancaires
• Gestion des déclarations de créances
• Élaboration d'états de suivi et reporting à la direction.

Communication clients:

• Préparation et envoi des lettres d'information à destination des clients.

Profil recherché:

• Formation en assistanat administratif et/ou comptabilité
• Expérience sur un poste combinant relation client, gestion administrative et suivi comptable, idéalement en cabinet ou environnement professionnel exigeant
• Excellente aisance relationnelle et très bonne expression orale et écrite
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (clients, avocats, direction)
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.

Qualités attendues:

• Sens du service client et de l'accueil
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Autonomie et capacité à gérer les priorités

Rémunération: Selon profil et expérience.