Administratief onthaalmedewerker

Als administratief onthaalmedewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten, vertegenwoordigers en andere bezoekers. Je zorgt voor een warm onthaal en een vlotte administratieve werking.

Wat zal je doen?

Onthaal

Klanten en vertegenwoordigers vriendelijk en professioneel ontvangen
Fungeren als eerste aanspreekpunt en zorgen voor een klantvriendelijk onthaal
Instaan voor het telefonisch onthaal en oproepen correct doorschakelen
Klanten informeren, adviseren of doorverwijzen naar de juiste collega
Vertegenwoordigers ontvangen en doorverwijzen naar de bevoegde persoon
Zorgen voor een vlotte communicatie tussen klanten, collega’s en verschillende afdelingen

Klantenopvolging

Retours, terugnames en omruilingen behandelen en verwerken volgens de geldende procedures
Herstellingen en wisselstukken registreren en opvolgen
Klachten en retourdossiers administratief en klantgericht behandelen
Klanten duidelijk informeren over de verdere afhandeling van hun dossier
Oplossingsgericht handelen bij vragen of problemen
Bij discussies of complexe situaties overleggen met de assistent-shopmanager of shopmanager
Klanten tijdig en correct op de hoogte houden

Administratie

Opmaken en administratief verwerken van cadeaubonnen
Opmaken en opvolgen van offertes
Administratief verwerken en opvolgen van geboortelijsten
Inkomende e-mails beantwoorden en doorsturen naar de juiste collega
Klantenbestellingen en aankooporders opmaken, verwerken en opvolgen
Leveringen afboeken en de bijhorende administratie verwerken
De nodige administratie zorgvuldig bijhouden en controleren
Ondersteunen bij de verdeling en opvolging van webshopgerelateerde taken
Nauw samenwerken met de shopmanager, boekhouding, winkelbedienden en de verantwoordelijke voor herstellingen en wisselstukken

Wie ben jij?

Een klantgerichte en professionele houding
Je bent bereid in het weekend te werken
Sterke communicatieve vaardigheden in contacten met klanten, collega’s en vertegenwoordigers
Een nauwkeurige en gestructureerde werkhouding, met oog voor detail
Goede algemene computervaardigheden en vlotte kennis van MS Office
Het vermogen om vlot met administratieve systemen te werken
Een oplossingsgerichte ingesteldheid
Stressbestendigheid tijdens drukke momenten of moeilijke klantensituaties
Flexibiliteit bij wisselende prioriteiten en taken
Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
Kennis van Frans/Engels is een pluspunt
Een eerste ervaring binnen verkoop, klantenservice, onthaal of administratie vormt een pluspunt