Assistant de direction (H/F)

Contexte

Dans le cadre de sa politique de transition écologique et d'achats responsables, la Ville de Villejuif fait de la commande publique un levier au service du développement durable, de l'innovation et de l'économie sociale et solidaire. Avec près de 20 millions d'euros d'achats publics annuels, le service de l'achat public accompagne les directions, sécurise les procédures et déploie une politique d'achats durables, notamment à travers la charte des achats durables adoptée en octobre 2024.

Au sein de la Direction des affaires juridiques et de l'achat public (DAJAP), l'assistant-e de direction assure un rôle central d'appui administratif et organisationnel auprès de la direction et de ses services.

Missions principales

• Assurer le secrétariat et l'appui administratif de la direction et de ses services.
• Organiser l'agenda, les rendez-vous et les déplacements de la directrice ou du directeur.
• Assurer la circulation des informations et contribuer à une relation de confiance avec la direction et ses interlocuteurs.
• Rédiger, saisir, mettre en forme, classer et archiver les documents administratifs, dans le respect des procédures et de la confidentialité.
• Assurer le suivi administratif et budgétaire des activités, renseigner les tableaux de bord et échéanciers et suivre les dossiers financiers.
• Être l'interlocuteur des partenaires extérieurs, notamment pour la gestion et le paiement de leurs factures.
• Assurer le suivi financier des contentieux confiés aux avocats ou gérés en interne, en lien avec les institutions judiciaires, avocats, notaires et huissiers.
• Assurer l'accueil téléphonique, physique et électronique, renseigner les interlocuteurs, filtrer et transmettre les messages.
• Organiser et planifier les réunions: ordres du jour, préparation des documents, réservation des salles, matériel et visioconférence.
• Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
• Préparer les dossiers des commissions d'appels d'offres et des assemblées.
• Participer à la recherche et à la diffusion d'informations ainsi qu'à la veille documentaire et réglementaire.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'un BAC à BAC+2 en secrétariat/assistanat de direction ou agent titulaire du cadre d'emplois des adjoints administratifs.

Vous disposez de solides connaissances en:

• techniques de secrétariat et organisation administrative;
• rédaction d'écrits professionnels;
• gestion et suivi de dossiers;
• tableaux de bord, statistiques et indicateurs;
• classement et archivage de documents administratifs et financiers.

Des notions en comptabilité, droit public, droit constitutionnel et achat public sont appréciées. La connaissance du logiciel CIRIL, notamment CIRIL Finances, constitue un atout.

Compétences et qualités attendues

Le poste nécessite:

• un excellent sens de l'organisation, de la rigueur et de la réactivité;
• la capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément;
• de l'autonomie, de l'initiative et un bon sens de l'anticipation;
• de bonnes qualités rédactionnelles et un esprit de synthèse;
• de bonnes qualités relationnelles, de la diplomatie et un sens développé de l'accueil;
• une capacité à travailler en équipe et en transversalité avec des interlocuteurs variés;
• de la discrétion professionnelle, de la fiabilité et un strict respect de la confidentialité;
• le sens des responsabilités et du service public;
• une bonne maîtrise de soi et la capacité à gérer les situations de stress;
• le respect des procédures et des délais.

Le poste s'inscrit dans un environnement exigeant, dynamique et transversal, au sein d'une équipe expérimentée et engagée.