Secrétaire gestionnaire (H/F)

Affectation: Faculté de Géographie et d'Aménagement
CDD du 12/10/2026 au 31/08/2027
Catégorie: C Corps: Adjoint technique
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Mission
L'adjoint (e) en gestion administrative assure le secrétariat de la Faculté de Géographie et d'Aménagement. Il (elle) exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la faculté. Il (elle) informe et oriente les interlocuteurs internes et externes.

Activités
Secrétariat

• Gérer les dossiers des chargés d'enseignement vacataires (intervenants extérieurs) sur une application spécifique (OSE), en assurer le suivi
  -Assurer le secrétariat du Doyen de la Faculté et de la Directrice des services de composante (planning réunions, réservation salles de réunion et matériel de visioconférence.)
  -Organiser la logistique relative aux réunions institutionnelles de la faculté (Conseil de Faculté, Conseil pédagogique, comité de sélection, Journées Portes Ouvertes)
  -Participer à l'organisation des élections (Conseil de Faculté et conseils centraux de l'université pour les étudiants)

Gestion administrative

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les activités de la Faculté
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
• Organiser et suivre les missions des membres du comité de sélection en lien avec la gestionnaire financière
• Collecter et enregistrer des données chiffrées (relatives aux frais de véhicules, aux copies) permettant à la gestionnaire financière d'établir des factures
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,.), les reproduire et les diffuser,
• Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés (conventions de partenariat, international.)
• Participer aux opérations de logistique des services de la composante, assister les personnels et les équipes.

Accueil/Courrier

• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la composante
• Réceptionner et distribuer le courrier externe et interne
• Gérer la salle courrier et actualiser les casiers du personnel de la Faculté

Activités associées:

• Classer et archiver les documents du service administratif
• Participer aux autres charges collectives nécessaires à la bonne marche de la composante

Conditions particulières d'exercice
Contraintes organisationnelles: disponibilité importante lors de l'organisation des évènements comme par exemple les Journées Portes Ouvertes (JPO) (présence le samedi).
Contraintes liées au traitement d'informations à caractère confidentiel.