Responsable opérations aménagement (H/F)
MISSIONS Nous recherchons notre Assistant-e opérationnel-le, en CDD de remplacement (absence renouvelable), au sein de la Direction de la construction (D3C). Vos principales missions seront les suivantes: Assurer les tâches de secrétariat et d'accompagnement de l'équipe projet - Assurer les missions de secrétariat: tenue de l'agenda, prises de rendez-vous, rédaction et traitement des courriers, établissement des comptes-rendus de réunions, gestion des relations téléphoniques, organisation et traitement du classement et de l'archivage, etc. - Enregistrer et diffuser le courrier entrant (affectation,.). - Traiter le courrier sortant: contrôle du courrier mis à la signature (respect de la charte graphique et des règles de délégations de signature). - Monter les réunions internes et externes demandées par l'équipe opérationnelle. - Coordonner et relayer les demandes des membres de l'équipe projet. - Participer à la création et au démarrage des nouvelles opérations. - Commander les fournitures du service, gérer le suivi et veiller à la juste consommation. - Assurer l'accueil, l'intégration et l'accompagnement des nouveaux arrivant-e-s et des stagiaires. Assurer le suivi administratif des opérations, depuis l'appel d'offres jusqu'à la réception - Constituer les dossiers de lancement et de gestion des consultations et appels d'offre engagés pour la désignation des prestataires extérieurs (architectes, urbanistes, géomètres, bureaux d'études, entreprises, promoteurs.). - Gérer administrativement les procédures d'attribution (élaboration des reçus, réception des offres, bordereau d'enregistrement, courriers de réponses aux entreprises, classement et archivage des offres non retenues.). - Organiser le suivi de l'état d'avancement des travaux (PV de réception, levée de réserve, OS de notification, OS divers.). - Organiser la préparation des CRAC et PRD. - Assurer à la demande du Directeur les contacts avec les tiers ainsi que l'organisation des réunions. Assurer une fonction d'alerte et d'interface - S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations, actualiser et suivre les tableaux de bords nécessaires au pilotage de l'activité, - Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers: revues de projets, synthèses.. - Assurer le recueil des éléments nécessaires à la rédaction des compromis de vente, suivi des levées des conditions suspensives et avenants éventuels.
5 An(s), Bac+2 ou équivalents, E, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, S, Utiliser les outils numériques, S