Assistante administratif (H/F)

Gestion commerciale & devis

• Rédaction et envoi des devis: Saisie des offres tarifaires sur un logiciel de gestion ou Excel selon les directives et transmission aux clients.
• Relance des devis en attente: Suivi téléphonique ou par e-mail pour connaître la décision des clients et ajuster les propositions si besoin.
• Gestion des commandes: Enregistrement des bons de commande validés et création de la fiche client.
• Mise à jour de la grille tarifaire: Intégration des évolutions de prix ou des nouvelles prestations dans la base de données.

Suivi de la relation client

• Accueil téléphonique et physique: Filtre des appels, réponse aux demandes d'information de premier niveau et orientation vers le bon interlocuteur.
• Traitement des mails: Relevé quotidien de la boîte de réception générale, tri et réponses aux questions courantes (délais, disponibilités, renseignements).
• Mise à jour du fichier client (CRM): Saisie et vérification des co-ordonnées, de l'historique des échanges et des comptes-rendus d'appels.
• Gestion des réclamations: Prise en note des retours négatifs, constitution d'un dossier de suivi et transmission au responsable concerné.

Administration générale & secrétariat

• Gestion du courrier: Traitement, numérisation et classement du courrier entrant et sortant.
• Facturation & facturation électronique: Établissement des factures à partir des devis signés, envoi aux clients et dépôt sur les plateformes réglementaires (comme Chorus Pro si besoin).
• Suivi des règlements: Pointage des paiements reçus et relances simples des factures impayées.
• Archivage et classement: Organisation des dossiers clients (contrats, devis signés, pièces justificatives) au format numérique ou papier.

Organisation & logistique

• Gestion du planning: Prise de rendez-vous pour la direction ou l'équipe terrain (visites, métrés, interventions).
• Approvisionnement des fournitures: Suivi du stock de matériel de bureau et passage des commandes de réapprovisionnement.