Secrétaire (F/H)

Accueil téléphonique

• Répondre et orienter les appels
• Faire un retour aux clients suite à leur demande de suivi
• Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées
  Gestion administrative du service après-vente
• Enregistrer les demandes d'intervention
• Suivre l'affectation et du traitement des demandes d'intervention avec relance des techniciens pour prise en charge
  et retour de pannes
• Suivre le planning des techniciens en collaboration avec les responsables d'agence
• Établir les devis de réparation
• Enregistrer les commandes clients
• Rédiger les commandes d'achat
• Commander le matériel
• Réceptionner les livraisons de marchandises
• Facturer les bons d'intervention des techniciens
• Éditer les rapports annuels d'intervention
• Assister les Responsables d'Agence dans la prise de rendez-vous
• Assurer le suivi administratif des dossiers commerciaux (devis, contrat, relance...)

Gestion administrative des contrats de maintenance

• Saisir les propositions de contrat, les faire valider au Responsable d'Agence concerné avant de les diffuser aux
  clients
• Créer les nouveaux contrats dans l'ERP de la société
• Mettre à jour la base de données en fonction des résiliations, suspensions, gratuité des contrats, etc
• Éditer les carnets de maintenance et les étiquettes de dépannage

Gestion administrative des travaux

• Faire la déclaration de sous-traitance des travaux
• Constituer et diffuser les dossiers d'ouvrages exécutés (DOE)

Gestion administrative des véhicules des techniciens

• Remplir le carnet de bord électronique lors de l'utilisation de véhicule de service par un autre technicien