Assistant administratif H/F

Véritable chef d'orchestre administratif de nos projets, tu assures le lien entre les bureaux d'études, les ateliers de production et nos partenaires externes. Ton sens du détail fluidifie les échanges, optimise les processus entre services et garantit une traçabilité impeccable - jusqu'au soutien direct des équipes opérationnelles sur notre site de la Seyne sur Mer (83)

Missions principales

-Gestion administrative et commerciale des affaires
-Analyser les demandes clients et les besoins transmis par les chargés d'affaires.
-Participer à la préparation des chiffrages et des devis.
-Consulter les fournisseurs et recueillir les informations nécessaires aux études de prix.
-Créer, mettre à jour et envoyer les devis.
-Assurer le classement et l'archivage des documents commerciaux.
-Créer les numéros d'affaires selon les procédures internes.
-Réceptionner et traiter les bons de commande.
-Vérifier la cohérence entre les devis, les commandes clients et les éléments techniques.

• Compétences à gérer les urgences (Être flexible empathique, et, réactif )
  -Suivi des achats et des fournisseurs
  -Commander les matières et fournitures nécessaires aux affaires.
  -Suivre les commandes fournisseurs.
  -Contrôler les délais annoncés.
  -Relancer les fournisseurs lorsque cela est nécessaire.
  -Réceptionner et suivre les ARC, c'est-à-dire les accusés de réception de commande.
  -Signaler au référent commercial tout retard, écart ou difficulté susceptible d'avoir un impact sur l'affaire.
  -Coordination interne des affaires
  -Préparer les éléments nécessaires au bureau d'études et à l'atelier.
  -Transmettre les informations techniques, commerciales et administratives utiles à la réalisation des dossiers.
  -Assurer le suivi de l'avancement des fabrications.
  -Mettre à jour les tableaux et outils de suivi.
  -Identifier les points bloquants et en informer rapidement le référent commercial.
  -Faciliter la circulation des informations entre les différents services.
  -Suivi jusqu'à la facturation
  -Rassembler les documents nécessaires à la clôture des affaires.
  -Vérifier la conformité des éléments administratifs et commerciaux.
  -Transmettre les informations nécessaires à la comptabilité.
  -Participer au suivi des livraisons, des réceptions et des éléments permettant la facturation.
  -Signaler les éventuels écarts ou documents manquants.
  -Support aux chargés d'affaires
  -Apporter un soutien administratif et opérationnel aux chargés d'affaires internes.
  -Participer à la préparation et au lancement de leurs dossiers. En allant chercher l'information si nécessaire
  -Assurer le suivi des actions engagées.
  -Répondre aux demandes de premier niveau et transmettre les sujets nécessitant une décision au référent concerné.

Pour ce poste exigeant, nous recherchons un profil rigoureux et polyvalent, doté d'un solide bagage technique. Un BTS, DUT ou BUT en secrétariat technique, gestion administrative ou domaine industriel est indispensable pour maîtriser les enjeux de notre secteur. Une expérience de 2 à 5 ans minimum dans un environnement similaire sera un véritable atout: tu auras déjà été confronté à des dossiers complexes, des délais serrés et des interlocuteurs variés. Tes compétences en bureautique, notamment avec les logiciels Word, Excel et des outils de gestion de projets, seront essentielles pour rédiger des documents clairs et précis. Une bonne connaissance des normes techniques (comme les codes de construction ou les réglementations industrielles) est un plus, tout comme une aisance à travailler en équipe et à t'adapter rapidement aux besoins changeants des projets. Ton organisation, ta réactivité et ton sens aigu des priorités feront de toi un allié précieux pour notre entreprise. Si tu es passionné par l'industrie, que tu aimes relever des défis et que tu as à cœ