Assistant(e) accueil et gestion de site (H/F)

RESPONSABILITÉS:

Au quotidien:

• Accueillir et orienter visiteurs, entreprises hébergées et partenaires, physiquement et par téléphone
• Réceptionner, analyser et hiérarchiser les demandes des utilisateurs; déclencher et suivre les interventions nécessaires
• Gérer les réservations et la préparation des salles de réunion et espaces de coworking (équipements, configuration)
• Veiller au bon état et à la bonne tenue des espaces communs (accueil, cuisine, sanitaires, circulations...)
• Assurer le suivi des prestataires et entreprises extérieures intervenant sur le site
• Suivre la disponibilité des moyens matériels et consommables (vidéoprojecteurs, photocopieurs, fournitures...)
• Effectuer une veille quotidienne de l'état général des bâtiments et signaler toute anomalie
  Ponctuellement:
• Participer à l'organisation logistique des manifestations et événements du site
• Assurer le suivi courant des dispositifs de sécurité (alarmes, extincteurs, éclairage de sécurité...) et des contrôles réglementaires
• Présence en horaires décalés (soirées) lors d'événements organisés par la structure

PROFIL RECHERCHÉ:

Indispensable:

• Expérience en accueil, coordination de site ou services généraux
• Sens du service, réactivité et grande autonomie dans l'organisation du travail
• À l'aise avec les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook)
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à en assurer le suivi jusqu'à leur résolution
• Premier niveau d'assistance sur les équipements audiovisuels et de visioconférence
  Un vrai plus:
• Expérience dans la gestion d'espaces partagés (coworking, tiers-lieu, hôtel d'entreprises...)
• Expérience en hôtellerie
  Votre état d'esprit:
• Bon sens et pragmatisme avant tout
• Diplomatie et discrétion: vous êtes en contact avec de nombreux interlocuteurs différents
• Esprit d'initiative: vous n'attendez pas qu'on vous dise quoi faire