Assistant(e) de coordination (H-F) (H/F)
RESPONSABILITÉS: Au quotidien: - Accueillir et orienter visiteurs, entreprises hébergées et partenaires, physiquement et par téléphone - Réceptionner, analyser et hiérarchiser les demandes des utilisateurs; déclencher et suivre les interventions nécessaires - Gérer les réservations et la préparation des salles de réunion et espaces de coworking (équipements, configuration) - Veiller au bon état et à la bonne tenue des espaces communs (accueil, cuisine, sanitaires, circulations...) - Assurer le suivi des prestataires et entreprises extérieures intervenant sur le site - Suivre la disponibilité des moyens matériels et consommables (vidéoprojecteurs, photocopieurs, fournitures...) - Effectuer une veille quotidienne de l'état général des bâtiments et signaler toute anomalie Ponctuellement: - Participer à l'organisation logistique des manifestations et événements du site - Assurer le suivi courant des dispositifs de sécurité (alarmes, extincteurs, éclairage de sécurité...) et des contrôles réglementaires - Présence en horaires décalés (soirées) lors d'événements organisés par la structure PROFIL RECHERCHÉ: Indispensable: - Expérience en accueil, coordination de site ou services généraux - Sens du service, réactivité et grande autonomie dans l'organisation du travail - À l'aise avec les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook) - Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à en assurer le suivi jusqu'à leur résolution - Premier niveau d'assistance sur les équipements audiovisuels et de visioconférence Un vrai plus: - Expérience dans la gestion d'espaces partagés (coworking, tiers-lieu, hôtel d'entreprises...) - Expérience en hôtellerie Votre état d'esprit: - Bon sens et pragmatisme avant tout - Diplomatie et discrétion: vous êtes en contact avec de nombreux interlocuteurs différents - Esprit d'initiative: vous n'attendez pas qu'on vous dise quoi faire
Débutant accepté