Assister les Chargés d'Affaires dans le suivi des projets: réponses aux Appels d'Offres, facturation, suivi des paiements, gestion des non-conformités et résolution des problèmes.
Gestion des commandes:
Saisie des commandes clients France et export, création clients sur ERP et GPAO; suivi de la relation client; suivi des commandes (AR, livraison); envoi et suivi des commandes fournisseurs; animation de la réunion « Point Avancement Projet » avec production, approvisionnements, expéditions et Chargés d'Affaires; établissement et envoi des factures (direct ou Chorus), relance des impayés; état d'avancement des projets trimestriel après inventaire; gestion de la réunion hebdomadaire de suivi des projets; mise à jour du référencement des projets réalisés pour AO.
Interface BE:
Préparation et tenue de certaines revues de contrat.
Interface TX:
Gestion administrative des appels d'offres; gestion des commandes et contrats de sous-traitance sous directives du chargé d'affaires et/ou conducteur de travaux; déclaration des sous-traitants et mise en place de cautions bancaires; passation des commandes fournisseurs et validation des factures (locations, vêtements, négoce...); réponse aux AO et transmission dématérialisée, réalisation des documents administratifs; courriers; saisie des bilans de chantier et tableaux de bord.
Interface Compta / Finance:
Envoi des factures fournisseurs; préparation des factures fournisseurs et sous-traitants pour validation (codes analytiques, échanges avec les chargés d'affaires); relance des impayés et obtention des règlements (mail, oral, LRAR si nécessaire).
Logistique France et Export:
Consultation, négociation et réservation des transports (maritimes, routiers, messagerie); gestion de la logistique et des expéditions; réalisation des documents export (Packing List, facture pro-forma, formalités douanières...); information au client sur l'avancement des commandes et dates d'expédition.
Assistanat de Direction: Assister le Responsable des opérations du Service Travaux
Gestion du planning et des déplacements du Responsable Travaux; réservations (hôtel, billets, location de voitures); établissement des indicateurs de performance; organisation des réunions trimestrielles du service; organisation et planification des entretiens individuels; gestion des formations et habilitations du service; traitement des tâches quotidiennes diverses du centre de profit.
PROFIL RECHERCHÉ:
Les maitres mots qui caractérisent l'assistant(e) ADV sont:
Autonomie,
Travail en équipe,
Sens du client,
Force de proposition,
Rigueur,
Réactif.
Savoir-Faire attendu sur ce poste:
Maitriser l'utilisation de l'outil informatique: GPAO, Excel, Word, Powerpoint;
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