Assistant administratif et ADV H/F
OBJECTIF: Assurer un support administratif quotidien au service SAV afin de décharger la Responsable gestion administrative. Garantir une exécution fiable, traçable et contrôlable. MISSIONS PRINCIPALES 1. Support opérationnel administratif (SAV) - Réception & tri des demandes clients (mails / appels) - Création / pré saisie des bons d'intervention dans notre ERP - Envoi de l'accusé de réception et des rapports d'intervention aux clients 2. Devis & facturation: préparation - Préparation des devis, puis relance le cas échéant - Préparation de la clôture administrative des chantiers: vérification des pièces (rapport, photos, BL), compilation du dossier pour facturation. - Relances des impayées 3. Achats & fournisseurs - Demande de prix / disponibilité auprès des fournisseurs - Suivi des livraisons: relances, dates, tracking, alerte en cas de dérive. - Réception administrative: contrôle "basique" (bon de livraison vs commande), scan/classement. 4. Organisation documentaire & qualité de données - Classement rigoureux des dossiers - Mise à jour de tableaux de suivi (interventions, devis, relances, commandes) - Signalement des anomalies 5. Communication & accueil - Accueil téléphonique SAV - Confirmation écrite des échanges importants (mail de synthèse) - Relais interne: transmettre clairement les messages aux techniciens Compétences & prérequis - À l'aise avec Outlook / Word / Excel - Facilité à apprendre un outil métier type ERP (idéalement INTERFAST) - Expérience SAV appréciée (même courte): comprendre l'urgence, la planification, savoir prioriser Savoir-être - Très dynamique, rapide, efficace et capable de garder le sourire en toutes circonstances. - Résistance au stress - Sens du service, esprit d'équipe, communication claire, fiabilité
2 An(s), Gestion des emails, S, Gestion des urgences et des imprévus, S, Rédaction d'écrits professionnels, S, Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours, S, Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Maintenir à jour les dossiers administratifs, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Préparer et suivre les dossiers de facturation, S, Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.), S, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, S, Répondre aux demandes d'information internes et externes, S, Utiliser les outils numériques, S, Veiller au respect des échéances administratives, S