Assistant(e) Institut (H/F)
Principales Missions * Soutien à la gestion de la mobilité Incoming - Recueil d'informations auprès des unités de formation UCLy (deadlines, procédures, etc.), diffusion aux partenaires - Appui à l'organisation des Welcome Days - Appui aux actions d'accueil des étudiants internationaux (Buddy program notamment) Outgoing - Recueil d'informations auprès des partenaires (deadlines, procédures, etc.), diffusion interne - Envoi des nominations - Appui à la mise à jour des informations relatives aux démarches de demande de visa * Soutien à la gestion des accords internationaux: - Coordination du circuit de validation, signature, envoi, archivage - Mise en ligne: site web UCLy, EEF, envoi aux ECF - Appui à la mise en place d'un instrument de suivi des conventions actualisé (type Excel) - Mise à jour des contacts hors Europe/ hors Erasmus + - Recherches dans le cadre de prospections * Soutien aux dossiers Campus France / Etudes en France - Mise à jour des fiches UCLy - Mise à jour des deadlines et procédures de candidatures (contact ECF) Renouvellement du Label Bienvenue en France - Organisation de réunions, suivi des questionnaires aux unités, recueil de documentation, appui logistique visite de terrain des évaluateurs - Appui aux actions de communication en lien avec le Label * Autres missions: - Organisation de réunions - Recueil d'indicateurs - Création et mise à jour de documents informatifs (PPT par exemple) - Participation à la vie et aux événements du service (Welcome Buffet, Erasmus Days, focus pays, temps d'accueil en période de rentrée, sessions d'information, etc.) Profil - Très bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Microsoft Office), - Compétences et qualités: - Bon niveau d'anglais (équivalent B2 minimum requis), - Bonne expression à l'oral comme à l'écrit, - Rigueur, Polyvalence, - Autonomie, - Esprit d'équipe. Durée de travail: CDD, Temps partiel, du 15 septembre 2026 au 31 août 2028 Prise de fonction: 15 septembre 2026
6 Mois, Bac+2 ou équivalents, E, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Classer des documents, S