SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF(VE) (H/F)

Le/La secrétaire administratif (ve) accueille physiquement et téléphoniquement les publics sollicitant les services de l'organisme. Il/Elle réalise des travaux de dactylographie à la demande de la direction et assure le traitement administratif ainsi que le suivi des dossiers relatifs aux parcours des personnes accueillies en formation à EANIS (Région, France Travail, Organismes de prise en charge des formations...). Le/La secrétaire est également responsable des tâches administratives quotidiennes: gestion du courrier, classement, archivage, commandes de fournitures, etc..

MISSIONS

Accueil et Communication:

• Accueillir physiquement les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques.
• Recevoir, filtrer et orienter les messages électroniques.
• Organiser et maintenir l'espace d'accueil et de bureautique.
• Réaliser et micro-éditer des documents de communication.

Dactylographie:

• Frapper, mettre en page et éditer des documents.

Organisation:

• Éditer des listes de stagiaires.
• Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers.
• Éditer et afficher les plannings.
• Archiver les dossiers classés.
• Commander des fournitures de bureau.
• Suivre le cahier des messages interne.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Enregistrer les réservations pour les manifestations et vendre les billets.

Gestion des dossiers administratifs des stagiaires:

• Enregistrer les états de présence des stagiaires et transmettre les absences aux responsables concernés.
• Enregistrer mensuellement les heures des formateurs.
• Préparer et gérer les dossiers administratifs des stagiaires.
• Tenir les tableaux de notes.
• Transférer les données de gestion du centre vers la Région et en contrôler la bonne exécution.
• Mettre à jour les données selon les informations reçues de la Région (libellé, tarif, etc.) et traiter les éventuelles anomalies.
• Contrôler la bonne exécution des sauvegardes et de l'archivage papier.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

Compétences Techniques:

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Maîtrise de l'orthographe.
• Capacité à gérer des bases de données et des systèmes de classement.

Qualités Personnelles:

• Sens de l'organisation et de la rigueur.
• Bon relationnel et capacité d'accueil.
• Polyvalence et autonomie.
• Discrétion et respect de la confidentialité

Ce poste est essentiel au bon fonctionnement administratif de notre organisme et requiert une personne dynamique, organisée et dotée d'un excellent sens du service.