Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

EASY LOC GPE recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dynamique, organisé(e) et rigoureux(se) afin de renforcer son équipe.
Vous serez sous la responsabilité de la direction, et du service commercial vous aurez notamment pour missions:

Facturation, suivi client & relances:

• Saisie et vérification des bons de sortie / retour, contrôles avant facturation (état du matériel, retours conformes, relevés GPS cohérents, état matériel le cas échéant).
• Saisie et émission des factures de location (et autres prestations associées: transport, remises à niveau, casses, etc.)
• Suivi des encours clients
• Gestion administrative:
• Établir les devis, contrats de location, bons de sortie (mise à disposition des engins), et bons de retour selon les conditions définies par la direction.
• Créer et gérer les dossiers clients, incluant coordonnées, historique de location, conditions contractuelles, suivi des demandes.
• Mettre à jour la base clients / prospects, assurer le classement, l'archivage rigoureux des dossiers.
• Gérer les demandes entrantes (téléphone, email), accueillir les clients ou prospects, répondre ou relayer les échanges auprès des interlocuteurs concernés

Planification & coordination matériel:

• Mettre à jour et gérer le planning des engins de chantier: disponibilité, réservations, mises à disposition, retours.
• Coordonner avec le service logistique / exploitation pour l'attribution du matériel, les livraisons, récupérations, retours.
• Suivi et mise à jour des plannings internes (planning matériel, interventions, maintenance, retours).

Reporting, suivi & amélioration des processus:

• Mettre à jour les tableaux de bord internes en accord avec la direction et le service commercial.
• Collaborer avec les services logistiques, maintenance et comptabilité pour garantir la cohérence des données, la traçabilité des mouvements matériel et des facturations.

Et plus généralement toutes activités annexes et connexes au poste du salarié.

Elles seront susceptibles d'évolution.

Ces fonctions pourront être modifiées selon les nécessités du service dès lors que la modification ne portera pas atteinte à la qualification telle que définie au présent contrat.

Le salarié exercera ses fonctions sous l'autorité et dans le cadre des instructions données par la direction, ou a défaut, par son supérieur hiérarchique.

Tâches commerciales:

• Participation à des actions de prospection
• Préparation d'offres commerciales / Réponses aux appels d'offres
• Gestion des campagnes emailing et marketing
• Participation à des salons ou événements.

Nous recherchons une personne:

• Sérieuse, ponctuelle et professionnelle;
• Organisée, rigoureuse et attentive aux détails;
• Autonome et capable de gérer plusieurs tâches simultanément;
• Dotée d'un excellent sens de la communication;
• À l'aise au téléphone et avec la clientèle;
• Discrète et respectueuse de la confidentialité;
• Capable de travailler en équipe et de gérer les priorités;
• Dynamique, réactive et ayant le sens de l'initiative.

Compétences requises

• Bonne maîtrise de Microsoft Office, notamment Word et Excel;
• Bonne capacité rédactionnelle;
• Maîtrise de la gestion des emails et des documents administratifs;
• Bonne organisation et capacité à assurer le suivi de plusieurs dossiers;