Office manager

Votre rôle:
Rattaché(e) au Directeur Administratif et Financier (DAF/CFO), vous occupez un poste central au sein de l'entreprise.
Véritable chef d'orchestre administratif et opérationnel, vous veillez au bon fonctionnement quotidien de notre réseau de magasins. Interlocuteur privilégié des équipes terrain, vous coordonnez les sujets liés à la vie des magasins, aux prestataires et aux services généraux.
Polyvalent(e), organisé(e) et réactif(ve), vous intervenez sur une grande diversité de missions et êtes un véritable support pour les équipes.

Vos missions:
Coordination administrative et support aux magasins:
Vous accompagnez quotidiennement les magasins et les équipes internes sur l'ensemble des sujets administratifs courants:

• Gestion des appels téléphoniques et des mails (magasins, direction, prestataires, partenaires...)
• Traitement et suivi du courrier
• Gestion des transferts de marchandises
• Déclarations et attestations de chiffre d'affaires
• Vérification des factures et suivi administratif via Agicap
• Organisation des déplacements et d'événements ponctuels
• Commandes de consommables et fournitures pour les magasins et les bureaux

Gestion des prestataires et des services généraux:
Vous coordonnez l'ensemble des prestataires intervenant sur notre réseau de magasins et veillez au bon déroulement des interventions ainsi qu'au respect des contrats.
Vous assurez notamment le suivi des prestataires de maintenance (climatisation, rideaux métalliques, portes automatiques, extincteurs, vérifications électriques, portiques de sécurité...) ainsi que des autres prestataires du groupe (travaux, vidéosurveillance, prestataires spécialisés...).

Dans ce cadre, vous prenez en charge:

• Les demandes et analyses de devis
• La planification des interventions
• Le suivi des dossiers
• Les relances des prestataires
• Le contrôle des contrats
• La vérification des factures
• Le suivi des vérifications réglementaires annuelles
• La recherche de nouveaux prestataires
• Les appels d'offres et la négociation de contrats groupe

Gestion administrative du groupe:
Vous participez au bon fonctionnement administratif de l'entreprise en assurant le suivi de plusieurs
dossiers transverses.
Vos principales missions sont les suivantes:

• Gestion des sinistres (déclarations, ouverture et suivi des dossiers auprès des assurances)
• Gestion des assurances du groupe (attestations, suivi des contrats et contrôle des factures)
• Gestion du parc automobile (véhicules, LOA, assurances)
• Gestion des boîtes mails du groupe et de la suite Microsoft 365 en lien avec notre prestataire
  informatique
• Gestion des terminaux de paiement (TPE) et des cartes de dépôt
• Participation aux ouvertures, fermetures et liquidations administratives de magasins

Profil recherché:
Vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste d'Office Manager, d'Assistant(e) administratif(ve), d'Assistant(e) de direction ou sur une fonction administrative polyvalente.
Vous appréciez les environnements dynamiques où les journées sont variées et où il est nécessaire de gérer plusieurs sujets simultanément. Organisé(e), autonome et rigoureux(se), vous aimez le contact avec de nombreux interlocuteurs et savez faire avancer les dossiers avec efficacité.
Au-delà de votre parcours, nous serons avant tout attentifs à votre personnalité: votre sens de l'organisation, votre curiosité, votre implication et votre envie d'apprendre feront la différence.
Vous disposez également des qualités suivantes:

• Formation Bac +2 minimum en gestion, administration ou assistanat
• Excellent sens de l'organisation et de la priorisation
• Bon relationnel et sens du service
• Esprit d'initiative et autonomie
• Réactivité et capacité d'adaptation
• Discrétion et esprit d'équipe
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques indispensable

LETTRE DE MOTIVATION IMPERATIVE