Founders Associate – Operations (m/w/d) (Managementassistent/in)

Weitere Berufsbezeichnung:
Executive Assistent; Assistenz der Geschäftsführung

Stellenbeschreibung:
Wachstum entscheidet sich nicht im Marketing. Es entscheidet sich dahinter.

Was hinter den Kulissen läuft — Systeme, Prozesse, Automationen — entscheidet darüber, wie viele Menschen wir ausbilden können. Genau daran arbeitest du.

Wir arbeiten in Start-up-ähnlichen Strukturen mit hohem Tempo und noch höherem Qualitätsanspruch. Wir lernen von den Besten und geben dieses Niveau weiter.

Wenn du Prozesse gerne zu Ende denkst, sauber dokumentierst und KI systematisch zu deinem Werkzeug machen willst, bist du hier richtig.

Wer wir sind

Die Impulsgrad GmbH mit den Marken echtesNLP und NLP.de ist ein führendes Institut für Kommunikation, Coaching und persönliche Entwicklung im deutschsprachigen Raum: über 1000 Teilnehmende jährlich, Ausbildungen an mehreren Standorten, Events mit bis zu 500 Menschen. Geführt von Dr. med. Olga Igel und Michael Wurst, Büro im Bahnhofsgebäude Schwetzingen. Einen Eindruck bekommst du auf NLP.de.

2018 gegründet, machen wir gerade den Sprung ins Scale-up. Das Team ist klein, Entscheidungen sind kurz. Wir bauen unser Backoffice neu auf: klare Abläufe, dokumentierte Prozesse, KI im Alltag. Dafür wollen wir A-Player aufbauen, die mit uns wachsen, statt nebenherzulaufen.

Deine Rolle bei echtesNLP

Als Founders Associate arbeitest du direkt an der Seite der Geschäftsführung. Unsere Abläufe sind mit dem Unternehmen mitgewachsen — jetzt bringst du sie auf ein Niveau, auf dem sie auch dann tragen, wenn dreimal so viele Teilnehmer im System sind. Fast jedes operative Thema läuft über deinen Schreibtisch: Kursbuchungen, Eventorganisation, Reporting, Customer Support, Sales, Marketing. Einblick und Verantwortung in Bereichen, für die du woanders Jahre brauchen würdest. Die Lernkurve ist immens.

1. Projekte & Operations

• Du steuerst die strategischen Projekte der Geschäftsführung: Backoffice-Neuaufbau, neue Kursformate, Tool-Implementierungen.
• Du machst daraus Pläne mit Terminen und Verantwortlichen, hältst Deadlines nach und sorgst dafür, dass alle wissen, was als Nächstes dran ist.

1. Prozesse & Strukturen

• Du nimmst unsere Kernprozesse auseinander — Kursbuchungen, Teilnehmerverwaltung, Materialversand — und baust sie mit uns sauber und wiederholbar auf.
• Du schreibst SOPs und Checklisten, hältst sie aktuell und erkennst Fehlerquellen, bevor sie teuer werden.

1. Automation, Tech & KI

• Du baust und pflegst Automationen in n8n, zum Beispiel zwischen Outlook, Elopage, Ablefy und Google Sheets.
• Du setzt KI ein, wo sie Arbeit abnimmt — E-Mails vorbereiten, Listen auswerten, Dokumente erstellen — und machst aus „Das müsste man mal automatisieren“ ein laufendes System.

1. Executive Support

• Du steuerst das Postfach der Geschäftsführung, koordinierst Termine und Jour fixe und bereitest die Unterlagen vor.
• Du bereitest Entscheidungen vor: Informationen zusammentragen, Optionen zeigen, klare Empfehlung geben.

Must-have

• Du arbeitest genau, dokumentierst sauber und denkst Prozesse zu Ende, statt Aufgaben nur abzuhaken.
• Du arbeitest dich so tief in ein Thema ein, bis du es besser verstehst als alle anderen im Haus.
• Wenn Zahlen verstreut in Exporten und Listen liegen, machst du daraus eine Auswertung, auf die man eine Entscheidung stützen kann.
• Du willst KI-Tools nutzen, um Arbeit schlauer zu machen, nicht nur schneller. Eigene Praxis ist gut, Neugier reicht zum Start.
• Du kommunizierst klar und wertschätzend, auch dann, wenn du nachfragen oder Grenzen setzen musst.
• Du erarbeitest dir Verantwortung, statt zu warten, bis sie dir zugeteilt wird.

Nice-to-have

• Du hast schon Automationen gebaut, etwa mit n8n, Make oder Zapier. Wenn nicht, lernst du es bei uns.
• Du hast in Operations, im Projektmanagement, in einem Start-up oder als Assistenz gearbeitet.
• Du interessierst dich für NLP, Coaching und persönliche Entwicklung.

Was zählt, sind deine Arbeitsweise und dein Lerntempo.

Einarbeitung & Entwicklung

Die Einarbeitung übernimmt die Geschäftsführung persönlich, anfangs mit täglicher Rücksprache. In den ersten Wochen verschaffst du dir einen vollständigen Überblick über unsere Kernprozesse: wie Kursbuchungen, Teilnehmerverwaltung und Reporting heute laufen, wo es hakt und wo sich Automatisierung lohnt.

Danach übernimmst du deinen ersten Prozess vollständig: Du schreibst die SOPs, baust die erste Automatisierung und verantwortest das Ergebnis. Ab da wächst dein Handlungsspielraum mit deinem Urteilsvermögen — je besser du einschätzen kannst, was ein Thema braucht, desto mehr entscheidest du selbst. Parallel bilden wir dich in den KI- und Automatisierungstools aus, mit denen du arbeitest.

Wenn das trägt, übernimmst du ganze Themenbereiche, die heute noch bei der Geschäftsführung liegen: unser Backoffice-System, das Reporting oder unsere Automatisierungs-Landschaft. Je nachdem, wohin dich das führt, wird daraus bei uns die Rolle des Chief of Staff, Head of Operations oder Head of Automation & AI.

Was du bei uns bekommst

• tägliche Zusammenarbeit direkt mit der Geschäftsführung
• 30 Urlaubstage
• kostenfreie Teilnahme an unseren NLP-Ausbildungen, denselben Programmen, für die Teilnehmende mehrere tausend Euro zahlen
• Weiterbildung in KI-Tools als fester Bestandteil deiner Arbeit
• breiter Einblick auf hohem Niveau: von Operations über Sales und Marketing bis Events
• verlässliche Kernzeiten, flexible Ränder, keine Stechuhr
• klimatisierte Räume, höhenverstellbare Schreibtische und moderne Hardware
• kostenlose Parkplätze direkt vor der Tür
• ein kommunikationsgeschultes Team und ebensolche Kunden

Arbeitsumfeld & Standort

• Arbeitsort: Impulsgrad GmbH, Bahnhofanlage 18, Schwetzingen, im Bahnhofsgebäude
• Vor Ort. Mobiles Arbeiten ist die Ausnahme und nach Absprache möglich.
• kleines, ambitioniertes Team mit direkter Zusammenarbeit auf Augenhöhe
• easy-going Kulturfit: pragmatisch, klar, menschlich und umsetzungsorientiert

So läuft deine Bewerbung ab

1. Kurze Online-Bewerbung
2. Erstes Kennenlernen in einem kurzen Telefongespräch
3. 45-minütige Online-Arbeitsprobe
4. Bewerbungsgespräch vor Ort
5. Schnuppertag zur Einschätzung von Struktur, KI-Kompetenz und Arbeitsweise, mit gemeinsamem Mittagessen
6. Entscheidung innerhalb von ein bis zwei Wochen

Klingt nach dir?

Du willst früh Verantwortung übernehmen und Systeme bauen, die unser Wachstum in den nächsten Jahren tragen?

Dann bewirb dich jetzt als Founders Associate – Operations (m/w/d) bei der Impulsgrad GmbH.

Fragen vorab? Schreib uns an