Assistant(e) d'Élu(e)s - Mairie des 6e et 8e arrondissements (H/F)
Sous la responsabilité des Co-délégué-es et en lien avec l'équipe, vous assurez la coordination opérationnelle de la délégation: - Coordination de la délégation Assurer la gestion et la priorisation des agendas des Co-déléguées (rendez-vous, déplacements, réunions, événements); Anticiper les temps forts politiques, institutionnels et de réseau (rencontres ministérielles, partenaires nationaux, européens, internationaux, instances CRESS); Préparer, en lien avec l'équipe, les briefs, notes de contexte, éléments de langage et dossiers nécessaires; Appuyer au séquencement des dossiers, en proposant des priorisations et des circuits de validation. Veiller à la préparation, à l'organisation et au respect du calendrier des instances de gouvernance (CA, AG, bureaux, comités), ainsi qu'à la conformité des procédures associées (convocations, ordres du jour, procès-verbaux, délibérations, obligations statutaires et réglementaires); Assurer le suivi des décisions prises par les Co-délégué.e.s et les instances de gouvernance, coordonner leur mise en œuvre avec les équipes et veiller à leur bonne exécution dans les délais impartis. - Appui et suivi des dossiers Assurer le suivi transversal des principaux dossiers de la délégation (projets Outre-mer, plaidoyer, conventions partenariales, coopérations internationales, dispositifs type CAP ESSor, DLA, etc.); Préparer et actualiser des tableaux de bord et outils de pilotage (planning projets, échéances clés, suivi des livrables, reporting); Contribuer à la rédaction de notes stratégiques, synthèses, comptes rendus et documents de positionnement; Veiller au respect des calendriers (appels à projets, programmations, instances, échéances contractuelles). - Animation de la relation avec les CRESS & partenaires Être un point de contact privilégié pour les CRESS ultramarines sur certains sujets transversaux (calendrier réseau, événements communs, outils partagés, etc.); Contribuer à l'organisation des réunions de réseau (séminaires, groupes de travail, comités de pilotage): invitations, ordre du jour, supports, comptes rendus, suivi des décisions; Appuyer la délégation dans la relation avec les partenaires institutionnels (État, collectivités, AFD, Europe, autres réseaux de l'ESS): prises de contact, relances, préparation des rendez-vous. - Appui à la communication et aux événements Participer à la préparation de la présence d'ESS France Outre-mer sur les grands événements (forums internationaux, temps nationaux ESS, Mois de l'ESS, etc.): logistique, coordination des délégations, supports; Contribuer à la mise en forme de documents de communication (présentations, fiches projets, éléments de langage, notes synthétiques) en lien avec les collègues en charge de la communication; Veiller à la circulation de l'information entre la délégation, les CRESS et les partenaires. - Soutien administratif et organisationnel de haut niveau Appuyer à la gestion administrative liée aux activités de la délégation (audit interne, suivi de conventions, échéances de reporting, préparation d'éléments pour les dossiers financiers ou juridiques); Veiller à la qualité et à la structuration des archives (physiques et numériques) des dossiers de la délégation; Contribuer à l'amélioration continue des outils internes (procédures, canevas de notes, modèles de CR, etc.); Assurer la gestion des outils numériques de l'institution (Wimi, etc); Assurer la coordination administrative des processus de recrutement (publication des offres, organisation des entretiens, convocations, suivi des candidatures, préparation des éléments administratifs), en lien avec les Co-déléguées; Coordonner l'animation interne de la délégation (organisation des cafés virtuels, réunions d'équipe, temps de cohésion et de partage d'information); Préparer et diffuser les notes internes, notes de service et communications organisationnell
2 An(s), Planification des tâches et gestion des priorités, E, Assurer la confidentialité des échanges et informations, S, Contrôler la conformité des procédures internes, S, Créer, organiser ou coordonner un évènement, S, Maintenir à jour les dossiers administratifs, S, Planifier et organiser des réunions, S, Rédiger un écrit professionnel, S, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, S, Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise, S, Tenir à jour des agendas personnels et partagés, S