Assistant(e) d'Agence polyvalent(e) (H/F)

Nous recherchons un(e) Assistant(e) d'Agence polyvalent(e) afin d'assurer le bon fonctionnement administratif, commercial et organisationnel de l'agence.

Les missions

Support commercial

• Élaborer et assurer le suivi des appels d'offres.
• Gérer les dossiers d'appels d'offres: enregistrement, dépôt et suivi.
• Réaliser la veille et la sélection des appels d'offres sur Vecteur Plus (agences d'Agen et de Pessac) ainsi que sur les plateformes dédiées (AWS, DEMAT AMPA, etc.).
• Assurer la veille de la boîte mail générique de l'agence.
• Mettre à jour le tableau de suivi commercial.
• Préparer les certificats de capacité et les fiches de références des chantiers réalisés en collaboration avec les équipes opérationnelles.

Vie de l'agence

• Assister le Directeur d'Agence dans ses missions administratives.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer le courrier entrant et sortant, y compris les LRAR.
• Organiser les déplacements professionnels (train, hôtel, véhicule).
• Réaliser les prédéclarations de vols sur chantiers.
• Participer à l'organisation des événements d'agence.
• Gérer les commandes de cartes de visite et le suivi des photocopieurs.
• Assurer le suivi des travaux et besoins divers de l'agence.

Ressources Humaines

• Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs.
• Participer à leur accueil et à leur intégration.

Informatique

• Créer et clôturer les comptes Windows.
• Assurer le suivi des consommables informatiques.
• Créer les tickets AIO pour les demandes de droits d'accès.
• Gérer l'enrôlement et le SAV des tablettes et téléphones, avec orientation vers l'assistance AIO si nécessaire.

QSE (Qualité, Sécurité, Environnement)

• Assister à la rédaction des PPSPS et préparer les classeurs sécurité.
• Mettre à jour les tableaux de suivi des PPSPS.
• Imprimer et suivre les signatures des titres d'habilitation du personnel.
• Participer à l'organisation des matinées sécurité annuelles.

Profil recherché

• Formation Bac +2 minimum en assistanat de gestion, assistanat administratif ou équivalent.
• Expérience réussie sur un poste similaire, idéalement dans le BTP ou les services techniques.
• Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, Outlook).
• Aisance administrative et rédactionnelle.
• Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
• Excellent relationnel et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Une expérience en gestion des appels d'offres serait fortement appréciée.

Qualités attendues

• Polyvalence.
• Réactivité.
• Sens du service.
• Discrétion et confidentialité.
• Esprit d'équipe.