Adjoint administratif - GCS-CBB (H/F)

Un poste d'Adjoint administratif en remplacement de 3 mois (renouvelable), à temps plein, est à pourvoir dès que possible au Groupement de Coopération Sanitaire-Cuisine Bellevue-Beauregard (GCS-CBB) sur le site de BOURGES.

Grade: Adjoint administratif.

Liaisons hiérarchiques:

• Administrateur du GCS-CBB;
• Responsable restauration du GCS-CBB;
• Responsable administratif et financier du GCS-CBB.

Temps de travail:

• Temps complet (37h30 par semaine/15 jours de RTT);
• Horaires liés à l'activité et aux nécessités de service.

Actions sociales:

• Restauration collective;
• Espace détente du personnel;
• CGOS;
• Remboursement des frais de transport collectif à hauteur de 75%;
• Forfait Mobilité Durable.

Missions:

• Saisir les engagements juridiques relatifs aux dépenses et enregistrer les livraisons dans le logiciel ELAP;
• Procéder aux demandes de paiement;
• Préparer les besoins pour le groupement d'achat des produits alimentaires;
• Saisir et mettre à jour les marchés dans le logiciel ELAP, collecter les informations sur la plateforme RésoPro;
• Collecter les commandes de repas des services de soins par courriel et assurer leur impression;
• Renseigner et saisir les tableaux de commandes de repas en vue de leur distribution sur les zones de production et d'expédition, en cas d'absence du titulaire du poste;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique;
• Réaliser des missions évolutives en fonction des besoins du service.

Activités:

• Assurer la gestion administrative et comptable:
• Saisir les engagements juridiques et éditer les bons de commande (envoi aux fournisseurs), transmettre les documents au magasin;
• Procéder aux demandes de paiement;
• Assurer le suivi des factures.
• Gérer les contentieux et traiter puis suivre les événements indésirables survenus lors des livraisons;
• Saisir et mettre à jour les marchés ainsi que les maquettes;
• Saisir et mettre à jour les tableaux de suivi des consommations de matières premières;
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou les messages électroniques;
• Recueillir et collecter les données ou informations spécifiques à son domaine d'activité;
• Assurer l'archivage.

Diplôme requis:

• Bac pro comptabilité ou équivalent (minimum).

Expérience:

• Expérience significative en matière de gestion administrative et comptable (code de la commande publique).

Compétences requises:

• Connaître le cadre et le fonctionnement de la Fonction Publique Hospitalière;
• Maîtriser les outils informatiques bureautiques (Word, Excel) ainsi que le logiciel spécifique du GCS-CBB.

Savoir-faire:

• Assurer l'accueil téléphonique et l'orientation des interlocuteurs;
• Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel) ainsi que le logiciel métier ELAP;
• Réaliser des opérations de gestion administrative et budgétaire;
• Appliquer les règles d'organisation et de fonctionnement interne de l'établissement.