Agent d'accueil / Agent administratif services techniques (H/F)

La Communauté de Communes Loire Semène recrute un(e) agent(e) d'accueil et de gestion administrative / Agent administratif des services techniques:

• Poste à 35h00 se partageant entre un mi-temps agent d'accueil et un mi-temps agent administratif des services techniques
• Titulaire ou Contractuel (cadre d'emploi des adjoints administratifs)
• Poste basé à La Séauve sur Semène avec des déplacements ponctuels sur les 7 communes du territoire
• Rémunération statutaire, CNAS, Titres restaurants, mutuelle santé de groupe avec participation financière employeur, participation financière employeur prévoyance.

=> Missions pour la partie agent(e) d'accueil et de gestion administrative:

Sous l'autorité de l'assistante de direction, l'agent d'accueil et de gestion administrative assure les missions suivantes:

• Accueil, renseignement et orientation du public: Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, accueil physique: Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur.
• Gestion du courrier: Gestion du courrier arrivé et départ, Gestion et développement de la GED.
• Réservation de matériels ou de salles
• Vaguemestre: Assurer l'acheminement des actes pour les mairies, les services extérieurs (poste, prestataires)
• Concierge: Gestion de l'espace accueil: Ecran d'affichage, renseignements réunions, Préparation et suivi des buffets/apéritifs
• Secrétariat de direction en lien avec l'Assistante de Direction: Rédaction de divers courriers, notes, invitations, Appui pour envoi convocations et rapports, préparation Conseils Communautaires, divers PV, rédaction des actes administratifs.
• Secrétariat divers: Gestion des conventions de stages, fournitures de bureau et archives (en lien avec les ST), Appui au service Tourisme.

=>Missions pour la partie agent(e) administratif des services techniques:

Sous l'autorité hiérarchique de la Coordinatrice des Services Techniques et fonctionnelle de la Directrice des Services Techniques pour les missions relevant de l'activité du service, l'agent administratif assure les missions suivantes:

• Gestion administrative du service technique: Assurer la saisie et la mise à jour des logiciels métiers, préparer les dossiers administratifs courants du service, mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents administratifs.)

• Gestion du courrier: Réceptionner le courrier entrant, assurer l'enregistrement et la diffusion du courrier aux services concernés, préparer et assurer l'envoi du courrier sortant.

• Gestion documentaire et archivage: Assurer le classement des documents administratifs et techniques, participer à l'archivage physique et numérique des documents du service, veiller au respect des procédures de gestion documentaire.

-Appui à la gestion administrative et financière: Assurer la saisie et le suivi administratif des bons de commande, participer à la préparation des dossiers de marchés publics, vérifier la complétude administrative des dossiers.

-Travail en binôme avec la Coordinatrice des Services Techniques: Assurer la continuité des activités administratives du service en cas d'absence de la coordinatrice, participer au partage et à la transmission des informations nécessaires au bon fonctionnement du service, apporter un appui administratif aux missions de coordination.

Profil:

• Maîtrise de l'outil informatique et bureautique
• Connaissance générale dans les domaines des collectivités territoriales
• Maitrise de l'expression écrite et orale
• Réception, traitement et diffusion de documents, d'informations
• Gestion et suivi d'une procédure
• Expérience sur un poste similaire appréciée

Qualités requises:

• Grande discrétion et respect de la confidentialité
• Autonomie
• Rigueur
• Sens de l'organisation et des priorités
• Sens du contact
• Respect des délais
• Disponibilité