Assistant/e administratif/ive et ressources humaines (H/F)

L'Assistant(e) Administratif(ve) et Ressources Humaines assure le bon fonctionnement administratif de l'agence en prenant en charge les activités de gestion administrative, de suivi des ressources humaines, de planification des interventions, de relation client et de suivi financier. Il/elle contribue à la qualité de service apportée aux clients tout en garantissant la fiabilité des données administratives et sociales.

MISSIONS PRINCIPALES:
1- Gestion administrative et facturation

• Facturation et suivi des règlements: Établir, contrôler et transmettre les factures clients; suivi des règlements; relances en cas d'impayés; enregistrer et suivre les encaissements)
• Gestion administrative des clients (Créer, mettre à jour et suivre les dossiers clients; suivi administratif des contrats; Veiller à la conformité des documents administratifs.)

2- Suivi des variables de la paie

• Collecte des informations: Recueillir les variables de paie (congés, absences, heures supplémentaires, primes,...; vérifier leur exactitude avant transmission
• Transmission et contrôle: Communiquer les éléments au service paie dans les délais impartis; Mettre à jour les tableaux de suivi RH; Contrôler la cohérence des informations transmises

3- Gestion administrative de l'agence

• Administration générale: organisation administrative quotidienne de l'agence; traitement demandes administratives internes; interface entre les équipes opérationnelles et le siège.
• Administration du personnel: Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers des collaborateurs; Veiller à la bonne tenue des documents administratifs du personnel.

4- Suivi financier opérationnel

• Gestion financière courante: Suivre les flux financiers simples; Effectuer les rapprochements administratifs de premier niveau.
• Suivi de gestion: Préparer les données nécessaires au pilotage de l'activité; Alimenter les tableaux de bord de suivi; Participer au suivi des indicateurs de gestion.

5- Planification des interventions et gestion administrative

• Planification: Organiser les interventions des techniciens selon les demandes clients; Planifier les interventions préventives; Anticiper les interventions importantes; Confirmer les rendez-vous auprès des clients;
  Optimiser les tournées et les plannings; Ajuster les interventions en fonction des imprévus; Assurer la coordination avec les équipes terrain.
• Gestion administrative: Effectuer les démarches auprès des mairies pour les autorisations de voirie; Établir les attestations de non-présence de nuisibles; Rédiger les contrats destinés aux clients professionnels; Réaliser les tâches administratives liées aux interventions.

6- Relation client et gestion commerciale:

• Accueil et relation client: Accueil téléphonique; Gérer les appels entrants et sortants; Identifier les besoins des clients particuliers et professionnels; Répondre aux demandes par téléphone et par courriel; Organiser les prises de rendez-vous; Assurer le suivi administratif des demandes clients.
• Gestion commerciale: Rédiger les devis; Assurer le suivi des propositions commerciales; Relancer les devis en attente; Veiller au respect des engagements contractuels

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES:

1- Compétences techniques:

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Connaissance des procédures administratives.
• Notions en gestion de la paie.
• Maîtrise des techniques de facturation.
• Capacité à gérer des plannings.
• Connaissance des outils de gestion commerciale.

2- Compétences organisationnelles:

• Sens de l'organisation.
  -Gestion des priorités.
• Rigueur administrative.
• Respect des délais.
• Polyvalence.
• Esprit d'analyse.

3- Qualités personnelles:

• Discrétion et confidentialité.
  -Sens du service client.
• Bon relationnel.
• Esprit d'équipe.
• Réactivité.