Adjoint.e en gestion administrative Recherche et Valorisation (H/F)

RESPONSABILITÉS:

Sous l'autorité de la cheffe du Service de la Recherche et de la Valorisation (SRV), l'adjoint(e) en gestion administrative contribue au bon fonctionnement du service en assurant un appui à la recherche, à sa valorisation, ainsi qu'aux partenariats et aux échanges contractuels qui en découlent.
À ce titre, il.elle assure notamment les missions suivantes:

• Assurer le secrétariat du Service de la Recherche et de la Valorisation (SRV),
• Gérer les conventions de stage pour les étudiants accueillis au sein des laboratoires de l'UPVD,
• Accompagner les scientifiques étrangers dans les démarches administratives liées à leur accueil,
• Prendre en charge les dépenses et l'ensemble des opérations financières relatives aux projets gérés par le SRV,
• Apporter un appui au Centre de Responsabilité Budgétaire Recherche pour les déclarations de dépenses de certains projets.

Activités principales:

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes,
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier,
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines),
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser,
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure,
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés,
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service,
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes,
• Assister la responsable administrative du SRV, consulter les agendas et alerter sur les échéances,
• Gérer les conventions de stage pour les étudiants accueillis dans les laboratoires de l'UPVD,
• Assister les scientifiques étrangers pour les formalités liées à leur accueil,
• Assurer les opérations de suivi et de gestion des eOTP des projets gérés par le SRV, en particulier les bons de commande et les ordres de mission,
• Classer et archiver des documents.

PROFIL RECHERCHÉ:

Poste ouvert aux contractuels de catégorie C
Les dossiers complets (lettre de motivation et CV) sont à transmettre pour le 23 août 2026, délai de rigueur.
CDD de 12 mois à 100%
Date de prise de poste souhaitée au 01/10/2026
Savoirs:

• Techniques d'accueil téléphonique et en face à face.
• Techniques de communication orale et écrite.
• Méthodes d'élaboration et de mise en forme de documents.
• Connaissance de l'environnement professionnel et des réseaux.
• Culture et usages d'internet.
• Systèmes d'information budgétaires et financiers.
• Règles et techniques de la comptabilité.
  Savoir-faire:
• Travailler efficacement en équipe.
• Savoir rendre compte de son activité.
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC).
• Enregistrer, classer et archiver les documents.
• Utiliser les outils bureautiques (suite Microsoft Office principalement Word et Excel).
• Accueillir, orienter et prendre des messages.
• Appliquer les règles financières.
• Mettre en œuvre les procédures et les règles établies.
  Savoir-être:
• Sens du relationnel.
• Sens de l'organisation.
• Réactivité.
• Rigueur et fiabilité.
• Sens de la confidentialité.
  Temps de travail: 37h30 par semaine
  Rémunération: 1867,02€ brut par mois
  Avantages sociaux (sous conditions): Rejoindre l'UPVD, c'est intégrer un établissement public engagé offrant un cadre de travail privilégié entre mer et montagne.
  Les personnels bénéficient notamment d'une contribution mutuelle, d'une prise en charge partielle des titres ou abonnements de transport, d'un accès aux tarifs préférentiels des services universitaires: restaurant universitaire, bibliothèque, salle de sports..., d'un supplément familial de traitement (si enfants mineurs à charge), de 57 jours de congés annuels (dont 6 semaines de fermeture administrative).