Gestionnaire administratif d'école doctorale H/F
RESPONSABILITÉS: Contexte: Dans le cadre d'un remplacement permanent, l'université Jean Moulin Lyon 3 recrute un assistant de direction au sein du cabinet de la Présidence. Le cabinet est un service de 4 personnes chargé de la gestion et de la sécurisation de l'activité du président de l'université. Sous la direction de la chef de cabinet, l'assistant(e) assurera les missions suivantes Missions principales: Gestion administrative - Accueil physique et téléphonique / orientation des agents, usagers et extérieurs - Réception des parapheurs et contrôle des bordereaux, diffusion et renvoi - Réception et archivage numérique de documents administratifs (courriers, supports des instances, rapports, etc.) - Rédaction et mise en forme de courriers et courriels - Aide à la constitution de dossiers techniques Soutien logistique à l'activité institutionnelle et évènementielle - Commande et gestion des stocks (fournitures administratives; denrées et matériels divers) - Réservation des salles; rédaction des dossiers événementiels; création des liens de visioconférence et préparation des salles; installation/désinstallation des salles et matériels Gestion financière (en liaison avec les services financiers et comptables) - Gestion et suivi des déplacements et missions en France et à l'étranger (env. 50 pers.) - Gestion et suivi des commandes (missions, réception, documentation, matériels) PROFIL RECHERCHÉ: Savoir- faire: - Bonne maîtrise des outils bureautiques (messagerie, traitement de texte, tableur) - Capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction - Excellentes compétences en communication, écrite et orale - Capacité à rendre compte Savoir-être: - Discrétion professionnelle - Excellentes qualités rédactionnelles - Réactivité et efficacité - Grande rigueur Diplôme(s) souhaité(s): Bac Expérience souhaitée: Débutant accepté Connaissance et outils: - Connaissance de l'environnement et du fonctionnement universitaires - Connaissances en anglais appréciées (niveaux B1/B2) - Maîtrise de la suite Microsoft Office Service recruteur: Cabinet de la Présidence Localisation du poste: Manufacture des tabacs 1 avenue des frères Lumière 69008 Lyon Date de prise de poste: 1er octobre 2026 Temps de travail hebdomadaire: 37h05 Contrat et durée: 11 mois renouvelable Filière / Grade: Catégorie B Rémunération mensuelle brute: 1994€ + prime annuelle Le poste est ouvert aux personnels contractuels Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ? - Assurer un équilibre vie professionnelle /vie personnelle grâce à 51 jours ouvrés de congés par an pour un temps de travail à 100% - Télétravail jusqu'à 2.5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d'ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2.88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an) - Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours - Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels: formation, préparation concours et évolution professionnelle. - Restauration sur place avec participation financière de l'établissement. - Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo). - Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun - Participation de l'établissement à la complémentaire santé - Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports: participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an). - Avantages sociaux: aide périscolaire, chèques vacances, et CESU. - Forfait mobilité durable Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation L'université étant fermée pour l'été du 24 juillet au 18 aout inclus, nous reviendrons vers vous après la réouverture.
Débutant accepté