Responsable administratif et de scolarité - Ecole de Sage Femme - (F/H)

RESPONSABILITÉS:

La ou le responsable administratif et de scolarité sécurise le fonctionnement administratif et la scolarité du site. La fonction combine une responsabilité de proximité, une coordination fonctionnelle des gestionnaires de scolarité et une contribution active à l'harmonisation intersites.
Principales missions confiées
Scolarité, examens et jurys

• Organiser les calendriers de scolarité, d'examens et de jurys, en lien avec les responsables de formation.
• Superviser les inscriptions pédagogiques, la saisie et le contrôle des données.
• Sécuriser la production, la conformité, la diffusion et l'archivage des PV de jury...
• Coordonner les convocations, relances, affichages et communications officielles aux étudiantes et étudiants.
  Administration de site
• Piloter le guichet administratif de proximité et organiser la réponse aux sollicitations courantes.
• Suivre les sujets RH administratifs de proximité: continuité de service, absences, congés, etc.
• Instruire les achats, commandes, crédits et investissements pédagogiques dans le respect des règles communes et des circuits du site.
• Préparer les conventions d'intervenants externes, dossiers de financement, partenariats et éléments liés à la taxe d'apprentissage.
  Procédures, qualité et instances
• Préparer les supports et le suivi administratif des instances (CODIR, commissions maïeutique, etc.).
• Contribuer à la rédaction, la mise à jour et l'application des procédures communes.
• Participer aux enquêtes annuelles et remontées institutionnelles.
• Contribuer aux dossiers de certification, d'accréditation et de conformité documentaire.
  Admissions et parcours étudiants
• Instruire les dossiers administratifs liés aux admissions PASS/LAS, passerelles, inscriptions administratives et capacités d'accueil.
• Préparer les éléments nécessaires aux décisions relatives aux recours et situations sensibles.
• Sécuriser le volet administratif des contrats pédagogiques, redoublements, anticipations ou adaptations de parcours.
• Articuler le suivi administratif avec les responsables de formation et les référents pédagogiques.
  Transformation universitaire et intersites
• Participer à la construction progressive d'une scolarité commune entre Lyon et Bourg.
• Contribuer au projet d'intégration universitaire et à la préparation de la Faculté de maïeutique au 01/09/2027.
• Accompagner le déploiement des outils administratifs et informatiques
• Participer à la mutualisation avec le futur pôle santé-sport-humanités.

PROFIL RECHERCHÉ:

Expérience et formation

• Expérience confirmée en scolarité, administration de formation, enseignement supérieur, établissement de santé ou service administratif complexe.
• Expérience de coordination fonctionnelle, d'organisation de processus ou d'accompagnement d'équipe appréciée.
• Connaissance de l'environnement universitaire, hospitalier ou des formations en santé appréciées.
  Compétences techniques
• Bonne compréhension des procédures de scolarité, examens, jurys, M3C, inscriptions pédagogiques, résultats et diplomation.
• Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide d'Apogée et des outils de scolarité.
• Aisance avec les outils bureautiques, tableaux de suivi, espaces partagés et outils de tickets ou de support.
• Capacité à formaliser des procédures simples, sécuriser les échéances et produire des documents fiables pour les instances.
  Qualités attendues
• Rigueur, sens de l'organisation et capacité à tenir un cadre dans la durée.
• Leadership opérationnel: capacité à coordonner, prioriser, faire adhérer et réguler avec tact.
• Sens du service rendu aux étudiantes et étudiants, aux équipes pédagogiques et aux partenaires.
• Capacité à travailler dans un environnement en transformation, avec des interlocuteurs nombreux et des contraintes différentes selon les sites.
• Discrétion, fiabilité et respect strict de la confidentialité des données sensibles.
• Esprit d'équipe, diplomatie et capacité à transformer des pratiques sans fragiliser les collectifs.
  Lieu principal du poste
• Site de formation en maïeutique de Bourg-en-Bresse.
• Déplacements ponctuels à Lyon Sud et auprès des partenaires universitaires ou hospitaliers.
  Temps de travail: Temps plein.
  Télétravail ponctuel possible selon les nécessités de service
  Rémunération
  Selon statut, grille applicable et expérience. À confirmer par les services RH.
  Prise de poste
  Dès que possible
  Modalités d'accès du poste: CDD, mutation, Mise à disposition de l'Université possible