Secrétaire universitaire Dpt Gynécologie, Médecine UFR3S (H/F)

RESPONSABILITÉS:

Au sein de la Faculté de médecine, vous assurez le secrétariat administratif et pédagogique de deux départements universitaires médicaux. Grâce à votre sens de l'organisation et à votre polyvalence, vous accompagnez les enseignants, les étudiants et les équipes administratives afin de garantir le bon déroulement des activités d'enseignement, de recherche et de gestion quotidienne.
Vous exercez vos missions dans un environnement dynamique, où la qualité du service, la réactivité et la rigueur sont essentielles.
Concrètement, vous exercez notamment les activités suivantes: - Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels, les courriers et le suivi administratif des dossiers;

• Organiser les activités courantes du secrétariat: classement, gestion documentaire et suivi budgétaire (commandes, missions, déplacements, achats de matériel et d'ouvrages);
• Préparer l'organisation des enseignements: planification des cours, élaboration des programmes, suivi des étudiants et préparation des examens;
• Saisir les questions d'examen sur la plateforme UNESS et assurer le suivi de l'assiduité des étudiants des 2e et 3e cycles ainsi que de la formation médicale continue;
• Organiser les commissions de coordination du DES et assurer le suivi administratif des mémoires;
• Participer aux activités de recherche en assurant notamment la saisie de données et la gestion bibliographique.
  Par votre implication, vous contribuez au bon fonctionnement des départements universitaires et participez directement à la qualité des formations médicales dispensées à l'Université de Lille.
  CDD jusque fin octobre 2026

PROFIL RECHERCHÉ:

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et appréciez les missions administratives au sein d'un environnement universitaire. Vous aimez travailler en équipe, gérer des activités variées et accompagner les étudiants ainsi que les enseignants dans leurs démarches.
Vous êtes reconnu-e pour votre sens du service public, votre discrétion et votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Vous êtes à l'aise avec les attendus suivants: - Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de gestion administrative;

• Vous utilisez efficacement les outils bureautiques et les applications numériques;
• Vous savez organiser votre activité, planifier les échéances et respecter les délais;
• Vous appliquez les procédures administratives avec rigueur et respectez la confidentialité des informations;
• Vous communiquez avec aisance, à l'écrit comme à l'oral, auprès d'interlocuteurs variés.
  Vous êtes également: - organisé-e, méthodique et réactif-ve;
• doté-e d'un excellent sens du relationnel et du service public;
• capable de travailler en équipe et en partenariat avec différents interlocuteurs;
• autonome tout en sachant rendre compte à votre hiérarchie;
• adaptable et à l'aise avec des publics variés.