Gestionnaire scolarité et formation professionnelle (H/F)

RESPONSABILITÉS:

Activités principales:

Gestion des inscriptions et de la scolarité

• Accueillir et informer les candidats (présentiel, mail, téléphone).
• Vérifier les pièces administratives et la conformité des dossiers de candidatures.
• Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. CAND&PREINS, APOGEE, logiciels internes,...).
• Assurer la modélisation des diplômes en lien avec la cellule APOGEE avant relecture par le RP.
• Assurer la logistique des formations (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.).
• Suivre l'assiduité.
• Organiser les sessions d'examens et suivre les évaluations conformément aux maquettes.
• Éditer les documents officiels (certificats, relevés de notes, attestations, diplômes).

Contractualisation et suivi administratif en FP

• Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant).
• Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures).
• Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).
• Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC)

Interface avec les acteurs internes et externes

• Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants
• Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics.
• Contribuer aux réponses à appel à projets (FIF PL): CV formateurs, QCM, moyens pédagogiques.
• Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l'agence comptable.
• Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d'organisation, services faits)

Suivi qualité et reporting

• Garantir la conformité réglementaire (formation continue, alternance, conventions partenariat).
• Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données.
• Contribuer à la mise en œuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF).
• Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).
• Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction en lien avec le service dédié (ICAP).

PROFIL RECHERCHÉ:

Compétences techniques attendues:

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word), logiciels de gestion universitaire (APOGEE, FCA Manager), notions de comptabilité et de facturation
• Maîtrise de la règlementation de la formation professionnelle

Connaissances:

• Connaissance du cadre réglementaire de la FC et de la formation professionnelle
• Bonne connaissance du référentiel Qualiopi et des enjeux liés aux certifications
• Notions de gestion financière et contractuelle (facturation, conventions, financements OPCO)
• Connaissance des règles de scolarité universitaire (inscriptions, jurys, diplômes)

Savoir-être:

• Sens du service, communication claire, travail en équipe
• Rigueur, sens du détail, capacité à gérer des volumes importants
• Autonomie

Poste à pouvoir le 01/09/2026
Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie B
Rémunération mensuelle brute: 2243,16 €
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de:

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l'université