Executive Assistant - CEO (H/F)

RESPONSABILITÉS:

Rattaché(e) directement au CEO, l' Executive Assistant est son bras droit opérationnel et un relais clé auprès de la direction et des équipes. Il/Elle assure la fluidité du quotidien professionnel et personnel du CEO, tout en garantissant un environnement de travail optimal au siège à travers le pilotage des Services Généraux.
Missions principales
Assistanat professionnel du CEO

• Planification et organisation des rendez-vous, réunions et événements professionnels.
• Coordination des voyages d'affaires: réservations (vols, hôtels), itinéraires et logistique.
• Filtrage et gestion des communications entrantes et sortantes.
• Rédaction de correspondances, rapports et présentations.
• Préparation des dossiers, briefings et synthèses en amont des réunions.
• Suivi des projets en cours en lien avec les équipes internes.
• Veille sur l'actualité et les sujets stratégiques pertinents pour le CEO.

Gestion de la sphère personnelle du CEO

• Coordination des engagements personnels et de l'agenda privé.
• Suivi des dépenses personnelles et gestion des notes de frais.
• Préparation des documents nécessaires pour la comptabilité.
• Gestion des rendez-vous médicaux et autres demandes ponctuelles.
• Traitement confidentiel de l'ensemble des aspects personnels du quotidien.

Pilotage stratégique et budgétaire des Services Généraux

• Élaboration, suivi et optimisation du budget.
• Reporting d'activité régulier auprès de la direction.
• Gestion des devis, validation budgétaire et transmission des factures à la comptabilité.
• Mise en place d'indicateurs de performance et démarche d'amélioration continue.

Prestataires, contrats et environnement de travail

• Gestion et suivi des contrats de prestation (accueil, entretien, assurance, énergie, etc.).
• Sélection, négociation et évaluation des prestataires; interface avec le syndic.
• Maintenance des installations, sécurité, conformité réglementaire et tenue du registre de sécurité.
• Rondes de contrôle, interventions techniques de niveau 1, mise à jour des procédures internes.
• Gestion des espaces (salles, mobilier, clés, parking), approvisionnements, courrier et logistique quotidienne.

Travaux et aménagement du siège

• Définition de la stratégie travaux avec la direction (besoins, priorités, calendrier).
• Sélection et contractualisation des entreprises.
• Supervision des chantiers: avancement, coordination des intervenants, contrôle qualité.
• Garant du respect du budget et des délais.

PROFIL RECHERCHÉ:

Formation et expérience

• Formation supérieure Bac+5 (gestion, office management, école de commerce ou équivalent).
• Minimum 5 ans d'expérience combinant assistanat de dirigeant et pilotage de services généraux, idéalement en PME ou environnement à taille humaine.
• Expérience confirmée en gestion de prestataires multiples et en pilotage de travaux d'aménagement.
• Première pratique du recouvrement (relances, échéances, litiges) appréciée.
  Hard skills
• Excellentes qualités rédactionnelles et de synthèse.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Solides compétences en gestion budgétaire et négociation.
• Bon niveau d'anglais souhaité.
  Soft skills
• Discrétion et confidentialité absolues.
• Sens de l'anticipation, rigueur et gestion des priorités multiples.
• Polyvalence et adaptabilité: capacité à jongler entre assistanat du CEO, budget, travaux et logistique.
• Autonome, fédérateur(trice) et force de proposition.
• Excellent relationnel et posture professionnelle irréprochable.