Technicien-ne Administration secrétariat / Graduate Tracks (H/F)

RESPONSABILITÉS:

ACTIVITES ESSENTIELLES:
Réaliser des opérations de gestion courante du domaine des finances (en collaboration et sous la supervision du responsable de service Finances)

• Exécution du budget dans le cadre du Projet CAP GS (Clermont Auvergne Project -Graduate School) de l'institut SVSAE (550 000 euros), établissement des bons de commandes
• Gestion des bourses de stages des étudiants
• Gestion des bourses d'excellence et de mobilité des étudiants
• Gestion des Professeurs invités (recrutement, gestion, suivi dossier RH, finances et autres...
• etc...

Réaliser des opérations de gestion courant dans le domaine de la gestion administrative (assistanat de direction)

• Assister le Directeur et la Directrice Administrative dans la gestion administrative des relations internes et externes;
• Gérer les appels téléphoniques et l'agenda du Directeur et de la Directrice Administrative et contrôler les échéances;
• Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions des instances (ordre du jour, convocation, lancement des réunions en distanciel, prise de note, rédaction de PV et diffusion...);
• Préparer les dossiers du Directeur et de la Directrice Administrative, en vue des réunions et des interventions, en veillant au respect des délais, et en lien étroit avec les services des instituts;
• Gérer et traiter l'ensemble des informations écrites (courrier, notes de service, courriers électroniques) et orales (téléphone, accueil, rendez-vous...);
• Elaborer et rédiger des documents (courriers, notes, procès-verbaux...);
• Transmettre en interne (composantes et laboratoires de recherche) et en externe, les décisions prises et les informations pertinentes;
• Alimenter des tableaux de bord, mettre à jour des bases de données, faire des extractions dans les systèmes d'information;
• etc...
  Classer et archiver les dossiers
  Participer aux activités générales du service et nécessités de service

PROFIL RECHERCHÉ:

COMPETENCES REQUISES:
Connaissances:

• Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement d'un établissement universitaire
• Connaissance de l'organisation administrative des UFR et de l'Université en général
• Connaissance de l'environnement des EPSCP
• Connaissance de la réglementation GBCP
• Connaissance de base des finances publiques
  Compétences opérationnelles:
• Connaitre les textes règlementaires, notamment ceux en vigueur dans le domaine de la mobilité internationale des chercheurs et des étudiants
• Maitriser les techniques de communication
• Langue anglaise: B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• S'exprimer oralement ou par écrit
• Maîtrise des règles grammaticales et orthographiques
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,...).
• Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, power point), le publipostage et finance (SIFAC)
• Mettre en œuvre les procédures et les règles d'exécution budgétaire
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Travailler en équipe et en relation partenariale
• Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
• Savoir mettre à jour des tableaux de bord
• Savoir planifier ses activités et les hiérarchiser par ordre de priorité
• Savoir rendre compte de ses activités
  Compétences comportementales:
• Sens relationnel, être à l'aise au téléphone
• Avoir le sens du service public
• Réactivité et rigueur
• Discrétion professionnelle
• Sens de l'organisation

PREREQUIS / FORMATION souhaitée: Comptabilité, gestion administrative
SPECIFICITES/CONTRAINTES DU POSTE:

• Rémunération: INM 373 soit 1 867.02 €
• Prime possible: fourchette de 120 € à 240 € bruts selon expérience
• Contrat de travail: 37h30 hebdomadaire
• Congés: 49 jours annuels (base 37h30)
• Participation aux frais de transports en commun
• Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail
• Protection sociale complémentaire: En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l'Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense.

Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes
notamment handi-accueillants.