Assitant(e) de cabinet d'avocat (H/F)

Secrétaire confirmé(e) - Cabinet d'avocats en droit immobilier / contentieux - Lyon

Cabinet d'avocats à taille humaine, dynamique et spécialisé en droit immobilier, copropriété, construction et contentieux civil, situé à Lyon, nous recherchons un(e) secrétaire confirmé(e) pour rejoindre notre équipe dans le cadre d'une transition organisée, afin d'assurer le relais avec une assistante qui quittera le cabinet en septembre pour un nouveau projet.
Le cabinet intervient principalement dans des dossiers contentieux nécessitant rigueur, méthode, sens de l'anticipation et bonne maîtrise des outils de procédure. L'équipe est composée de 4 avocats et deux assistants travaillant dans un environnement professionnel, convivial et exigeant.

Positionnement du poste: le poste s'adresse à une personne confirmée, dotée d'une expérience professionnelle solide en secrétariat ( 5 ans d'expérience).
Une expérience en cabinet d'avocats est souhaitée, mais le cabinet reste ouvert à un profil rigoureux, organisé et disposant de réelles capacités d'adaptation, pouvant être formé aux spécificités de l'activité juridique.

1. Missions de secrétariat et d'organisation administrative

• Accueil physique
• Gestion du standard téléphonique
• Traitement du courrier
• Gestion et suivi des courriels reçus.
• Rédaction de courriers simples de suivi de dossier.
• Classement, archivage, numérisation et organisation des dossiers papier et numériques.
• Mise à jour des coordonnées clients, adversaires, confrères, juridictions et intervenants.
• Déplacements ponctuels au tribunal ou à La Poste pour dépôt, récupération ou envoi de courriers.

1. Assistance juridique et suivi des procédures

• Tenue de l'agenda procédural et suivi des échéances.
• Gestion du RPVA et notification des actes lorsque nécessaire.
• Suivi des audiences, renvois, délais de conclusions, injonctions, délais d'appel et échéances d'expertise.
• Création d'alertes agenda et relances internes avant les échéances sensibles.
• Prise de date d'assignation et suivi des mises au rôle.
• Envoi des actes aux commissaires de justice pour signification.
• Relecture formelle des actes: orthographe, présentation, pagination, annexes et bordereaux.
• Préparation des dossiers de plaidoirie: impression des conclusions, pièces, bordereaux et éléments utiles.

1. Gestion des pièces et dossiers

• Réception, numérisation, renommage et classement des pièces communiquées par les clients.
• Contrôle de la complétude des pièces nécessaires au dossier.
• Préparation et mise à jour des bordereaux de communication de pièces.
• Vérification de la concordance entre le bordereau et les pièces transmises.
• Organisation des dossiers numériques selon la nomenclature du cabinet.
• Préparation des dossiers à archiver après clôture.

1. Relations avec les intervenants extérieurs

• Échanges avec les greffes pour le suivi des procédures, enrôlements, décisions ou certificats.
• Échanges avec les commissaires de justice pour significations, constats, exécution ou recouvrement.
• Suivi administratif des opérations d'expertise judiciaire: convocations, notes aux parties, dires, pièces, calendriers et relances.
• Relations avec les confrères, syndics, notaires, assureurs, experts et autres intervenants du dossier.

1. Suivi financier simple
2. Compétences et qualités attendues

• Très bonne maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la mise en forme de documents.
• Rigueur, méthode, sens de l'organisation et capacité à prioriser.
• Discrétion abset respect du secret professionnel.
• Bonne présentation et aisance relationnelle.
• Réactivité, autonomie progressive et capacité d'adaptation.
• Maîtrise des outils bureautiques courants; la connaissance du RPVA, de la procédure civile ou de l'environnement cabinet d'avocats est un atout.