Assistant(e) Gestionnaire de Copropriété (H/F)

Prise de poste fin août / début septembre
Nous sommes une agence immobilière dynamique, innovante et en pleine croissance, spécialisée dans la gestion, l'administration et la location de biens immobiliers. Reconnus pour la qualité de notre accompagnement et notre proximité avec nos clients, nous plaçons l'excellence du service, la réactivité et la satisfaction de nos copropriétaires au cœur de notre activité.
Dans le cadre du développement de notre portefeuille de copropriétés, nous recherchons un(e) Assistant(e) Gestionnaire de Copropriété afin d'accompagner notre gestionnaire dans le suivi administratif, technique et relationnel des immeubles.
Si vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et appréciez le travail en équipe dans un environnement stimulant, nous serons ravis de vous accueillir.

Rattaché(e) au Gestionnaire de Copropriété, vous participez activement au bon fonctionnement des copropriétés dont il assure la gestion.

1. Gestion administrative

• Préparer et envoyer les convocations aux Assemblées Générales.
• Constituer les dossiers nécessaires aux Assemblées Générales.
• Rédiger les procès-verbaux et assurer leur diffusion.
• Mettre à jour les fichiers copropriétaires et les bases de données.
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.
• Traiter les appels téléphoniques, courriels et demandes des copropriétaires.
• Assurer le suivi administratif des dossiers courants.

1. Suivi technique des immeubles

• Organiser les interventions de maintenance, d'entretien et de réparation.
• Coordonner les prestataires (entreprises de travaux, maintenance, nettoyage, etc.).
• Suivre les contrats d'entretien.
• Gérer les déclarations de sinistres et assurer leur suivi avec les compagnies d'assurance.
• Veiller au respect des obligations réglementaires et au suivi des contrôles techniques.

1. Suivi comptable et financier
   En collaboration avec le service comptable:

• Préparer les appels de fonds.
• Participer au suivi des charges de copropriété.
• Effectuer les relances des copropriétaires en cas d'impayés.
• Contrôler les factures des prestataires avant transmission au service comptabilité.
• Contribuer à la préparation des budgets prévisionnels.

1. Relation avec les copropriétaires

• Accueillir et renseigner les copropriétaires.
• Répondre à leurs demandes par téléphone, mail ou en agence.
• Les informer de l'avancement des travaux, sinistres et dossiers administratifs.
• Assurer l'interface entre les copropriétaires, le gestionnaire et les entreprises intervenantes.
• Garantir une qualité de service conforme aux exigences de l'agence.

1. Assistance au Gestionnaire de Copropriété

• Organiser et gérer son agenda.
• Planifier les réunions, rendez-vous et visites d'immeubles.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et déplacements.
• Assurer le suivi des décisions prises lors des Assemblées Générales.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Formation

• Bac +2 minimum, idéalement en immobilier, assistanat de gestion, administration ou équivalent.
  Expérience
• Une première expérience en syndic de copropriété ou en gestion immobilière est fortement appréciée.
  Compétences techniques
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Connaissance des logiciels métiers de gestion immobilière (Septeo, ICS, Thetrawin, Immofacile ou équivalent) appréciée.
• Bon niveau rédactionnel.
• Aisance avec les outils numériques.
  Qualités personnelles
• Excellent sens du service client.
• Très bonnes capacités relationnelles.
• Organisation et gestion des priorités.
• Esprit d'équipe.
• Autonomie.
• Réactivité.
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Capacité d'analyse et de résolution de problèmes.