Assistant administratif et accueil (h/f) (H/F)

** LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE **

Sous l'autorité du Maire et en lien permanent avec la secrétaire générale de mairie, l'agent recruté assure l'accueil des habitants, instruit les demandes, et réalise, au titre de la polyvalence de ses fonctions, des tâches administratives et d'accueil. L'agent peut être amené à remplacer ponctuellement la secrétaire générale de mairie dans le cadre de la continuité de service.
Temps partiel (20h00 / semaine)

Missions:

1. Accueillir, renseigner la population et instruire les dossiers en matière d'état civil, cimetière, élections, urbanisme, location des salles communales, population (liste non exhaustive)
2. Assurer le secrétariat courant: gestion des courriers et courriels, accueil physique et téléphonique, orientation des demandes et prise de messages
3. Participer à la rédaction et à la gestion administrative d'actes administratifs, courriers, conventions, assurer le suivi, l'affichage et l'archivage
4. Contribuer à l'élaboration et la consolidation des registres d'état civil et d'urbanisme, des délibérations, des arrêtés
5. Participer à la communication communale: diffusion d'informations via différents canaux, supervision du journal communal

Vous bénéficiez idéalement d'une formation ou expérience dans le domaine de l'accueil en administration publique et/ou, avez réussi dans l'exercice de fonctions similaires dans une commune ou dans une entreprise du secteur privé. Vous êtes motivé pour participer au bon fonctionnement d'une commune de 700 habitants, et avez envie de vous engager pour le service aux usagers et aux côtés d'une équipe d'élus de proximité. Vous appréciez les fonctions d'accueil et de services, tout en étant à l'aise avec des fonctions administratives polyvalentes.
SAVOIR FAIRE SOUHAITÉS:

• Maîtrise des techniques d'accueil de publics divers
• Capacité à comprendre des demandes, à les reformuler et à gérer les réclamations
• Capacité à instruire des dossiers, à en vérifier la cohérence avec les procédures communiquées ou la réglementation associée
• Dresser des actes d'état civil, établir des titres de concession, rédiger des actes d'urbanisme
• Qualités rédactionnelles: bonne maîtrise de la langue française à l'écrit comme à l'oral
• Autonomie informatique et facilité d'apprentissage dans l'utilisation de logiciels métiers.

SAVOIR ÊTRE:

• Sens du service public et posture adaptée
• Capacité à communiquer avec des publics et interlocuteurs divers
• Sens du travail en équipe et solidarité
• Autonomie
• Ponctualité, Rigueur, Courtoisie
• Capacités à gérer les priorités comme les imprévus et à s'adapter
• Capacité à rendre compte
• Discrétion, secret professionnel et devoir de réserve