Responsable RH et administratif (H/F)

Le Groupement d'Intérêt Public de l'Académie de Lyon (GIPAL) a pour mission de soutenir la stratégie académique en assurant la gestion administrative, financière et commerciale de projets de formation tout au long de la vie et d'insertion professionnelle.

Le/la Responsable RH et Administrative, directement rattaché(e) à la Directrice du GIPAL Formation, a pour mission d'assurer la gestion des ressources humaines, la coordination administrative, ainsi que le suivi des instances de concertation. Ce poste est essentiel pour garantir le bon fonctionnement opérationnel de l'organisme, le respect des obligations légales et la qualité du dialogue social.
La titulaire du poste sera amenée à travailler en étroite collaboration avec la direction, les représentants du personnel, les services financiers et les autres services du GIPAL.
Le service RH comprend actuellement une chargée de mission recrutement et paie à temps plein, plus une référent handicap (10% de son temps) et une APE (10% de son temps)

Missions principales

A. Gestion des Ressources Humaines (50%)

• Organisation et suivi des instances de concertation:
  o Organisation des élections des représentants du personnel (préparation des listes électorales, communication, logistique).
  o Organisation et suivi du Comité Social d'Administration (CSA):
  Préparation des ordres du jour et des documents de travail.
  Rédaction des comptes-rendus, suivi des décisions.
  Coordination avec les représentants du personnel et la direction.
• Gestion administrative du personnel:
  o Suivi des dossiers individuels en lien avec la chargée de mission (recrutement et paie)
  o Application de la charte du télétravail et suivi des demandes.
  o Gestion des plannings et des autorisations d'absence.
  o Vérification du respect des règles (éligibilité, fréquence, outils).
  o Suivi des registres obligatoires (registre du personnel, DUERP, etc.), lien avec la référente handicap et l'APE.
• Gestion des compétences des personnels:
  o Identification des besoins en compétences au sein des équipes.
  o Mise en place et analyse des entretiens individuels réalisés par les managers
  o Élaboration et suivi des plans de développement des compétences (formations, mobilités internes, etc.).
  o Collaboration avec les managers pour anticiper les évolutions des métiers et adapter les compétences en conséquence.
  o Organisation et suivi des actions de formation pour répondre aux besoins identifiés
• Veille juridique (RH et administrative):
  o Suivi des évolutions législatives
  o Adaptation des processus internes en fonction des changements réglementaires.

B. Gestion administrative (50%)

• Gestion administrative et matérielle du GIPAL-Formation:
  o Suivi des contrats (assurances, prestataires, fournisseurs), Chorus.
  o Organisation des locaux (réservations, maintenance, sécurité).
  o Archivage des documents administratifs (physique et numérique).
• Appui au service commun:
  o Participation aux activités du service commun (ex.: facturation, gestion des subventions).
  o Collaboration avec les autres services pour optimiser les processus administratifs.
• Participation aux instances de direction:
  o Participation aux réunions de direction, CODIR, Conseil d'Administration (CA) et Assemblée Générale (AG).

C. Pilotage et amélioration continue

• Reporting et analyse:
  o Élaboration de tableaux de bord RH et administratifs (turnover, absentéisme, etc.).
  o Analyse des indicateurs clés et proposition d'actions d'amélioration.
• Projets transverses:
  o Participation à des projets RH ou administratifs (ex.: dématérialisation des processus, mise en place d'outils collaboratifs).
  o Collaboration avec les autres services pour optimiser l'organisation interne.